Gerencia de Eventos Tips Gerencia La Gerencia de eventos es una disciplina reciente, comparada con otras profesiones tradicionales como la Medicina, el Derecho y la Contabilidad. Esta profesión fue formalizada por primera vez cerca de 1950 a través de la fama de los parques de diversiones de Walt Disney y Disneylandia, donde se inventó el desfile de luces en sus calles. El inventor de este evento fue el jefe de relaciones públicas de Disney, Robert Jani. Los medios de comunicación le preguntaron a Jani cómo él llamó a ese nuevo programa o exhibición y él espontáneamente respondió: “Un evento especial”. Cuando le preguntaron cómo definiría un evento especial, Jani replicó: “Un evento especial es un momento diferente en un día normal de la vida”. Después de todo, en la vida normal diaria un desfile es una ocurrencia rara, algo muy diferente en un día normal de la vida. Un evento familiar o personal (tal como una boda, bautizo, cumpleaños), un evento corporativo (tales como el lanzamiento de un producto o un programa motivacional de recursos humanos), o un gran evento (los juegos olímpicos o una feria mundial), son acontecimientos que tienen actividades únicas y requieren ceremonias y rituales para lograr específicos resultados a través de una asamblea humana. Así se puede observar que esta profesión es joven, sin embargo ha crecido rápidamente y ahora tiene cientos y miles de profesionales que la representan, quienes tienen la responsabilidad de investigar, diseñar, planificar, coordinar y evaluar eventos. Estos profesionales pueden tender a trabajar en una corporación, asociación, por sí mismos, en el Gobierno o especializarse en un naciente campo, tal como la tecnología de eventos. Este sector que abarca la gerencia de eventos es extenso y profundo. Según De Marchena (2005), la gerencia de eventos abarca la investigación, diseño, planificación, coordinación y evaluación de un evento. De igual forma, también incluye administración, coordinación, mercadeo, normativas, ética y riesgos en la gerencia competitiva para producir eventos sustentables. Para producir eventos sustentables se tienen que identificar los actores y verificar que los factores económicos, ecológicos, políticos y sociales producirán impactos positivos para incrementar la probabilidad de que el éxito se mantenga en el tiempo, la gerencia de evento debe emplear las mejores prácticas de mercadeo y calidad en lagerencia. Calidad gerencial es el proceso popularizado primero por los japoneses que involucra sistemas y equipos comprometidos para lograr consistentemente alta calidad. Por otro lado, el Benchmarking es un proceso perfeccionado en el cual una organización mide su funcionamiento comparándose con la mejor clase de empresa en el ramo o tipo de negocio, determinando cómo esta logra su nivel de funcionamiento y usar la información obtenida, para perfeccionarse a sí misma. De allí, que el Benchmarking puede comparar estrategias, operaciones, procesos y procedimientos. DEFINICIONES DE GERENCIA DE EVENTOS Fleitman (2002, p. 221), expresa que “se utiliza el término evento para hacer referencia a congresos, seminarios, convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones". Por su parte, Richero (2003), señala que los eventos pueden ser considerados como una técnica de las ciencias sociales, debido a que en algunos casos proporcionan la oportunidad de organizar un marco de colaboración nacional o internacional, así como también pueden convertirse en un procedimiento para suscitar cambios en los individuos o en las instituciones que ellos representan. Los eventos pueden adoptar varias formas y según sus objetivos, tipo de actividades, número de participantes, entre otros, se clasifican como seminarios, simposios, reuniones técnicas, conferencias o congreso. Según Goldblatt (2003), un evento es el acto de reunir personas con el propósito de celebración, educación, mercadeo y/o reunión. Todos ellos, de vital importancia para el sector universitario que le permiten no solo su interacción con el entorno sino dar a conocer sus saberes científicos. De lo expuesto por estos autores, se infiere que los eventos sirven como una herramienta clave para proyectarse y captar conocimientos de diversas índoles, según las necesidades, en este caso de las instituciones universitarias, los cuales suelen ser de importancia fundamental para cualquier empresa, puesto que son base para el desarrollo óptimo de la organización. Para los efectos de la presente investigación, se asume la definición de Alarico (2006) por su importancia en el sector de educación superior y particularmente en las universidades, a fin de dar a conocer sus estudios, conocimientos e intercambiar los avances que se llevan a cabo. Según Alarico (2006), la gerencia de eventos es la aplicación de funciones, técnicas y principios administrativos a la organización de reuniones profesionales, a través de una red preestablecida de medios tecnológicos e interpersonales, con el fin de alcanzar objetivos comunicacionales de índole corporativos. FASES DE LA GERENCIA DE EVENTOS Así mismo entre las etapas de la gerencia de eventos, Goldbatt (2003) menciona las siguientes: EL PRE-EVENTO En esta fase de suma importancia para el éxito de cualquier tipo de evento se lleva a cabo la investigación, la planificación, el diseño y la organización de los mismos. Es en esta etapa donde se realiza el proceso de promoción de la actividad a realizar y en la que existe la necesidad de estudio de viabilidad y factibilidad. Los gerentes de eventos a menudo preguntan, “¿cuál es nuestro presupuesto?” o “¿qué le gustaría hacer?”. Pero antes se responderá una pregunta crítica, “¿por qué nosotros debemos celebrar ese evento?”. La otra etapa en el proceso del evento debe contar con un claro propósito. Primero, el gerente del evento debe comprender este propósito. Las interrogantes necesarias para valorar el evento y ayudar a determinar cómo investigar, diseñar, planificar, promocionar, coordinar (dirigir), ejecutar y evaluar el evento, son las siguientes: ¿Por qué se debe celebrar ese evento? ¿Qué tipo de evento se debe llevar a cabo? ¿Cuál es el propósito del mismo? ¿Quién se beneficiará del evento? ¿A quién se atenderá? Investigar los aspectos demográficos y psicográficos de los participantes potenciales. ¿Cómo promocionar y mercadear el evento? En la etapa de promoción se lleva a cabo el proceso de mercadotecnia. Para Kotler (2008, p. 115) “el concepto de mercadotecnia sostiene que la clave para alcanzar las metas organizacionales consiste en determinar las necesidades y deseos de mercados meta, y entregar los satisfactores deseados de forma más eficaz y eficiente que los competidores”. En consecuencia, satisfacer adecuadamente las necesidades y deseos de los consumidores, implica hacerlo mejor que la competencia, lo cual deriva en conocer, no solamente tales necesidades y deseos del mercado meta, sino identificar cómo los mismos son satisfechos por la competencia. De ello, el conocimiento nuevamente deviene en la base fundamental de la mercadotecnia. Para Kotler (2008), al preparar una campaña de mercadeo directo, se deben decidir los objetivos, metas, estrategias de ofertas, diversas pruebas y medidas de éxitos de la campaña. En este sentido, en cuanto refiere a los objetivos, el comerciante directo, debe buscar asegurar la compra por parte de los potenciales clientes. No obstante, no toda mercadotecnia directa está dirigida a la producción de una venta inmediata, en el sentido de que uno de los principales usos de tal mercadeo consiste en producir prospectos para la fuerza de ventas. Por otra parte, los interesados en las ventas, es decir, los productores de bienes y servicios, llevan a cabo campañas para informar y educar a sus clientes, y prepararlos así para el contacto personal. Con respecto a los clientes metas, se hace necesario imaginar las características de los clientes que podrían ser aptos, y tener una mayor disposición para comprar. En este sentido, se deben utilizar criterios de segmentación para una clara definición de clientes específicos, para poder definir una cartera de clientes potenciales para el bien o servicio definido. En este mismo orden de ideas, las estrategias de ofertas, deben ser efectivas en función de cubrir las necesidades del mercado meta. En consecuencia, esta estrategia debe considerar cinco elementos, a saber, el producto o servicio, la oferta, el medio, el método de distribución y la estrategia creativa. Con respecto a la realización de diversas pruebas, refiere el autor anteriormente comentado que las ventajas de la mercadotecnia directa permiten poner a prueba, en condiciones de mercado reales, la eficiencia de los distintos componentes de la estrategia de oferta. En este sentido, es posible poner a prueba las características del producto, imitación, precios, entre otros. Por último, la medición del éxito de una campaña de mercadeo, es el resultante de sumar los costos que se han generado, ya que a través de esa información el comerciante directo puede imaginar con anticipación el índice o porcentaje de respuesta necesario para cubrir tales gastos. De la respuesta obtenida en este análisis, se sabrá el éxito obtenido. Por ejemplo: ¿Quién lo financiará? Con cuáles recursos se cuenta. ¿Con quiénes se va a desarrollar? Personas voluntarias para trabajar en el comité organizador. ¿Cuándo se llevará a cabo? La fecha que se ofrecerá. ¿Dónde se realizará el evento? El espacio o lugar. ¿Cómo la localización determinará el resultado del evento? Qué lugar es disponible o más apropiado para el evento. Si bien para la realización de un evento, los organizadores del mismo deben elegir de antemano el espacio físico donde se realizará, sus características pueden ser incluidas como un elemento a manejar en su mercadotecnia, sobre la base de resaltar las ventajas, comodidades, seguridad, entre otros. Siguiendo con el autor, ofrece una serie de requerimientos que deben ser consideradas con relación al espacio físico donde se realizará el evento, siendo esos requerimientos: ubicación, capacidad de las salas de reunión plenaria o principal, adecuación del espacio para el uso de equipos audiovisuales, salones para reuniones más pequeñas y simultáneas, sala para presentaciones de trabajo libres y/o póster, salas para actividades complementarias, tales como comité organizador, prensa, organizador (PCO: profesional congress organizer), oficina para secretaria técnica (secretarias, fotocopiadora, reproducción de documentos), recepción de audiovisuales, agencia de viajes o línea aérea, banco y/o casa de cambio. Así mismo, para el área sede de las plenarias: confort de las sillas, altura del techo, tipo de lámparas, iluminación, ventilación, ambientación y decoración, flexibilidad, limpieza, insonorización, espacio para colocación de cabinas de interpretación simultánea y entrega de audífonos. Para el espacio externo a las plenarias de inscripciones, información, entrega de material, área para refrigerios, depósito, área para exposición, aire acondicionado y/o calefacción, rampa, ascensores, escaleras, estacionamiento, baños, teléfonos y primeros auxilios. Según Alarico (2006), un evento debe gerenciar lo referente a los espacios y sus servicios de apoyo. Una vez decidido el lugar del evento, el coordinador debe evaluar el área de que dispone, a objeto de determinar el aforo, la señalización y ornamentación. Asimismo, de ocuparse de lo referente a los servicios generales. Por su parte, De Marchena (2005) señala que para la realización de un evento es necesario seleccionar cuidadosamente el lugar, debido a que este debe satisfacer tanto los propósitos del evento como de los participantes. Para no dejar detalles al azar, es conveniente plantearse las siguientes interrogantes, las cuales ayudarán a determinar el lugar: ¿Es la situación geográfica un elemento importante? ¿De dónde provendrán la mayoría de los asistentes? ¿Sería oportuno que el evento se desarrollara en un lugar diferente? ¿Sabrían los asistentes diferenciar un lugar lujoso de uno modesto? ¿Cuáles son los objetivos principales de la convención? ¿En qué aspectos ayuda el lugar al logro de estos objetivos? ¿Está el lugar equipado para llevar a cabo exhibiciones? ¿Es un sitio accesible? Por otra parte, la inspección del sitio del evento, se realiza con la intención de obtener los siguientes datos: condición general del auditorio, estado del mobiliario, número, tamaño y tipo de salones de juntas, lugar de exhibiciones, facilidad de acceso, equipos y servicios. ¿Qué se puede esperar del evento? ¿Qué recursos son requeridos? Luego de realizar esta serie de preguntas señaladas con anterioridad, se inicia con la tormenta o promoción de ideas, la cual permitirá comprometer a un grupo de personas con el éxito del evento. Fuente: La Gerencia de eventos desde una perspectiva de la planificación estratégica en las universidades privadas del Municipio de Maracaibo. El retorno de la inversión en entrenamiento ejecutivo de equipos gerenciales es exponencial y en minutos. Norman Vincent Peale. Te gustó? Compártelo ! Tweet Whatsapp Prev Next