Una de la formas de comunicación en cualquier institución, es la realización de eventos. Realizar un evento con éxito requiere una acertada planificación por parte de quienes dirigen esta actividad organizacional. Este trabajo contiene, desde el punto de vista de la gerencia de un evento y teniendo en cuenta las cuatro funciones que componen el ciclo administrativo, algunos aspectos a tener en cuenta por parte de los directivos, en la planificación, independientemente de los tipos de planes y de las diferentes clasificaciones otorgadas a los eventos como actividad organizacional. También se exponen algunos principios importantes a tener en cuenta en el proceso de planificación.

La realización de un evento por parte de una institución u organización constituye un espacio para establecer una comunicación más directa y efectiva tanto con su público interno como el externo, siempre sobre la base de un objetivo a alcanzar.

Independientemente de las clasificaciones o peculiaridades propias de los eventos (forma de organización, alcance, temática.) existen elementos comunes o generales en el desempeño que deben de asumir sus organizadores. Esos elementos comunes lo constituyen las funciones que conforman el ciclo administrativo y que convencionalmente hemos denominado: Planificación ( se determinan los objetivos y los medios para alcanzarlos), Organización (divide e integra el trabajo y se establecen las relaciones y jerarquía), Mando (activa y asegura el funcionamiento del sistema organizativo) y Control (determina si las tareas se comportan según lo previsto, detecta reales y posibles desviaciones y; alerta para corregirlas o evitarlas).

Estas funciones directivas que conforman el contenido de la Dirección como actividad de las ciencias Sociales tienen un carácter cíclico e interactivo de ahí que conforman un sistema, propiciando un conjunto de acciones que brindan como resultado una situación deseada.

Una sola de estas funciones puede descomponerse a su vez, en el resto de los otros tres elementos, lo que significa que también puede ser estudiada como un ciclo en si y además como un sistema con todas sus particularidades. Es decir, La planificación constituye un proceso, que se organiza, se dirige y se controla.

Es considerada la función más importante del ciclo directivo, hay estudiosos que la asocian a la locomotora que conduce un tren de actividades organizativas, de dirección y de control.

¿En qué consiste la planificación como función directiva? : En determinar con anticipación los objetivos tendentes a satisfacer definidas necesidades, así como señalar las actividades o tareas que deben realizarse y los recursos que se requieren para poder alcanzar los objetivos propuestos en un tiempo también determinado. Un autor, a modo más sintético, sostiene que planificar es establecer las metas correctas y después elegir los medios correctos para lograr dichas metas.

Es necesario destacar que el proceso de planificación de un evento establece un esfuerzo coordinado, esto quiere decir que se debe crear un grupo por lo general denominado Comité Organizador, las personas que conformarán este grupo deben reunir ciertas competencias como: talento organizativo, comunicativo, directivo, humanístico; una actitud creativa y pro-activa, tanto desde un enfoque ejecutivo como ejecutor, con una amplia autoridad, habilidades para negociar, etc. El comité organizador junto a su responsable principal es el encargado de llevar a cabo la planificación, la organización, la dirección y el control de cada acción relacionada al evento.

Otro elemento importante a considerarse lo constituyen las razones del por qué la planificación del evento:

• Concentrar la atención en los objetivos.
• Reducir la incertidumbre y el cambio.
• Posibilitar la operación económica.
• Ayudar a los directivos a controlar.

El esfuerzo coordinado que se requiere, proporciona orientación al responsable y al resto del comité organizador designado. Cuando todos los que están involucrados sepan hacia donde deben dirigirse y que es lo que deben aportar para lograr la realización exitosa del evento que se planifica, pueden empezar a organizar sus actividades, a cooperar y trabajar en equipo.

La planificación reduce la incertidumbre, es decir minimiza la falta de información. La existencia de un plan previamente pensado ayuda a dar respuestas ante situaciones que se presenten, estén fuera de control y puedan atentar contra el cumplimiento exitoso del tipo de evento que se planificó: anticipar los posibles cambios, considerar el impacto de los mismos y desarrollar las respuestas adecuadas. También implica y explica la secuencia de las acciones que podrían tomarse en respuesta al cambio.

La planeación reduce las actividades antieconómicas como por ejemplo los costos excesivamente altos, algo que desafortunadamente muchas veces ocurre. Posibilita establecer un mayor control, cuando son claros los medios y los fines. La eficacia se torna obvia.

Por ultimo la planeación establece objetivos estándares que facilitan el control. Si no estamos seguros de lo que tratamos de lograr, no podemos determinar si lo hemos logrado. Al planear desarrollamos los objetivos. En la función de control comparamos el desempeño real con lo planificado, identificamos las desviaciones significativas y tomamos las medidas necesarias. Sin la planeación no puede haber control. He aquí la relación directa que se establece entre estas dos funciones directivas. Si usted no va a controlar no intente siquiera planificar.

LOS TIPOS DE PLANES Y LOS EVENTOS.

Un plan es un modelo anticipado de la realidad futura, ya sea a corto como a largo plazo.

El autor James Stoner expone en su libro Administración Tomo I que los planes se clasifican en dos grandes grupos: los Planes Estratégicos y los Planes Operativos[4]

Los planes estratégicos: aquellos que se aplican a toda la organización, que establecen los objetivos generales de la organización para el largo y mediano plazo y buscan determinar la posición de la organización en términos de su ambiente, por lo que su delimitación es bien general y de un modo simple.

Por planeación estratégica, se entiende: Que es un proceso que los gerentes realizan para sus organizaciones, que tiene un mayor alcance. Es el tipo fundamental de planeación de medios que incluye la identificación y organización de las fuerzas de una organización o institución para posicionarla con éxito en su ambiente.

Para el establecimiento de una Administración Estratégica, se requiere del cumplimiento de los siguientes aspectos claves:

1. Establecimiento claro de las metas.
2. Actividad de la formulación de la estrategia: un modelo que crea una estrategia basada en las metas de la organización.
3. Implantación de la estrategia.
4. El control estratégico que proporciona una retroalimentación en cuanto a su progreso.

Los planes operacionales son los planes que especifican, en el corto plazo, la manera en que se van a lograr los objetivos generales. Su elaboración es más específica y detallada (plan de trabajo).

Los planes estratégicos son diseñados por los altos ejecutivos y la administración de mandos medios para lograr las metas generales de la organización, mientras que los planes operacionales indican como serán implantados los planes estratégicos mediante las actividades diarias, proporcionan los detalles necesarios para incorporar la estrategia a las operaciones cotidianas.

Según estos elementos, el evento puede considerarse parte de una acción específica que se realiza dentro del sistema organizativo y que responda a una estrategia previamente precisada (plan operativo) o se puede diseñar toda una estrategia que responda a su realización (plan estratégico. Para esto hay que tener en cuenta algunos elementos como:

• Tipo de Institución u Organización.
• Tipo de Evento.
  1. Clasificación según su forma de organización.
  2. Clasificación según su alcance.
  3. Clasificación según se temática

Cuando se refiere al Tipo de Institución u Organización, hay que conocer que en el mundo existen organizaciones, que su misión es la de organizar eventos de cualquier magnitud, prestando ese servicio especializado a otras Organizaciones que lo contraten. La Planificación Estratégica deberá contener estrategias completas en relación a un evento dado, es decir, la planificación de eventos en esta empresas por lo general constituirán planes estratégicos que contendrán sus metas estratégicas. Por otra parte existen otras organizaciones que realizan eventos de gran alcance como: universidades, ministerios, Centros especializados etc., y no es ese su objeto social, sin embargo internamente organizan sus propios eventos independientemente de las particularidades que exige la clasificación de los mismos. Estas organizaciones tendrán entonces que hacer énfasis en las clasificaciones de los eventos para planificarlos atendiendo al tipo de plan que corresponda.

Al tener en cuenta la clasificación de los eventos, por ejemplo los que se asocian dentro de la clasificación según su forma de organización, es decir, que se refieren al nivel de complejidad que requiere el mismo para su organización como(reuniones, mesas redondas, conferencias, asambleas, paneles) pueden incluirse dentro de los planes operativos estos eventos por su generalidad constituyen acciones concretas a corto plazo que responden a objetivos generales de la organización u institución proporcionan los detalles necesarios para incorporar la estrategia a las operaciones cotidianas. Por tanto puede considerarse su planificación dentro de un plan operativo.

En cambio si se tiene en cuenta la realización de un evento con una temática de mayor alcance (Jornada Científica Nacional) puede este planificarse a través de un plan estratégico ya que puede este evento por si solo establecer una estrategia que, abarque un período de tiempo extenso, afecte una amplia gama de actividades e incluya la formulación de objetivos.

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN.

Todo proceso puede ser estudiado como una secuencia de pasos o etapas que van completando determinados resultados intermedios hasta conformar el resultado final.

Cada tipo de plan tiene su forma particular de llevar a cabo el proceso de su elaboración, pero también resulta posible identificar algunos pasos comunes que aparecen en cualquier proceso de planificación:

1. Establecimiento de objetivos y políticas.
2. Organización del proceso de confección del plan.
3. Captación, clasificación y selección de informaciones.
4. Proyección del plan (primer modelo).
5. Evaluación de la proyección del plan.
6. Elaboración del plan modelo definitivo.

Establecimiento de objetivos y políticas.

En este primer paso se define la dirección hacia la cual debe ir el plan. El Comité Organizador debe cuestionarse ¿qué queremos lograr con la realización de este evento? ¿Por qué se debe realizar? ¿Qué o quién debe destacarse? ¿Cuáles son los temas a tratar?

La formulación de estos objetivos, implica comprender la misión de la organización y deben estar diseñados en consecuencia de las estrategias de Marketing o Corporativa.

Por su parte las políticas establecerán dentro de que marcos el plan va a ser confeccionado, estas se utilizaran como medidas de control de las acciones ejecutadas.

Es importante señalar en este primer paso del proceso que existen eventos que se celebran periódicamente y por lo general, cuentan ya con un plan de acción previamente conformado. En estos casos, el comité organizador se encuentra ante una posición de certeza, es decir, conoce bien las posibles desviaciones que puedan ocurrir, lo cual facilita un mejor desenvolvimiento ante la ejecución de las acciones del plan. Esto es una fortaleza que debe ser utilizada en pos de la mejor planificación. A pesar de ello cada edición, puede traer nuevas metas superiores y debe ser asumida como un nuevo evento. Y el primer paso del proceso de planificación seguirá siendo clave para el éxito del mismo.

Organización del proceso de confección del plan.

La confección del plan ya sea operativo o estratégico, requiere de un cuidadoso trabajo y debe ser adecuadamente planificado, organizado y controlado. Es decir, el proceso de confección del plan debe ser dirigido igual que se hace una actividad cualquiera o con el sistema organizativo en su conjunto

CAPTACIÓN, CLASIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE INFORMACIONES.

La confección del plan incluye un proceso complejo de tomas de decisiones que demandan gran cantidad y calidad determinada de información sin la cual el proceso no es posible, al menos eficientemente. La información necesaria en relación a un evento puede ser de muy diversos tipos y relacionada a factores de importancia como:

1. Comportamiento de eventos anteriores. En el caso de que se realice el plan para un evento efectuado con cierta periodicidad, es recomendable contar con la información necesaria del comportamiento de los anteriormente realizados para, sobre la base de las desviaciones y resultados positivos, confeccionar el nuevo plan.
2. Tendencias Actuales de la realización del mismo. Conocer las tendencias actuales de la realización de eventos exitosos tanto en el país como el mundo, que se encuentren dentro de la misma clasificación del que se está planificando, sería provechoso, en aras de que si las condiciones de la organización lo permiten, poder incluir los aspectos positivos que incidan en la eficiencia y eficacia del mismo.
3. Público: Se deben conocer las características de las personas que participaran en el evento (rangos, estatus, invitados especiales, personalidades, líderes de opinión, jurado, prensa, expositores; participantes extranjeros, participantes nacionales, los patrocinadores, competencia, crítica especializada, etc.) esto implica un análisis minucioso de los gastos a sus necesidades, inquietudes e intereses por el evento.
4. Espacio físico. Este es un elemento que tributa directamente a los resultados del evento por lo que es necesario conocer, las características del lugar y las condiciones materiales en las que se desarrollará el mismo, se debe ser exhaustivos en la búsqueda de sedes o locales que, ajustándose a nuestro presupuesto, brinden la mayor comodidad y seguridad para que la percepción sobre el encuentro sea la más satisfactoria.
5. Duración. La duración, es algo que también debe conocerse para a través de la planificación garantizar el equilibrio necesario entre la duración y los intereses de los participantes, así como también la eficacia del presupuesto de gastos asignado.
6. Presupuesto. El presupuesto constituye la expresión financiera de un plan, mediante esta expresión resulta posible homogeneizar todos los elementos del plan, pues emplea una base de medida común que permite hacer agregados. Por medio del presupuesto se planifica y se ejecuta el financiamiento de los gastos según el evento que se está planificando:
   • Gastos de imagen.
   • Gastos de imprenta.
   • Alquiler de locales.
   • Transportación.
   • Personal de apoyo.
   • Medios audiovisuales.
   • Ornamentación, Señalización e Indicadores.
   • Contratación de seguros.
   • Catering:
   • En los gastos personales se tiene en cuenta:
   • Alojamiento.
   • Obsequios.
   • Y otros que se consideren necesarios.
   • La conformación meticulosa de un plan de recursos financieros evitará que el evento se convierta en una catástrofe económica. Lo que no se calcule en el presupuesto quedará fuera del plan de acciones, por lo que se hace imprescindible considerar cada detalle por ínfimo que parezca.
7. Recursos humanos: Es importante conocer como quedaran limitadas las responsabilidades de cada uno de los miembros del comité organizador, para establecerlas dentro del plan así como delimitar los implicados en cada acción. La concentración de fuerzas en sólo unos miembros no ayuda a la eficiencia del trabajo. También es necesario dejar definido el personal de apoyo que se contrata para trabajar en el evento.
8. Apoyos institucionales: El comité organizador debe estar muy bien informado acerca de cada una de las Organizaciones que apoyan o patrocinan el evento y de la posible proliferación de connotaciones peyorativas que puedan disminuir el prestigio del encuentro.

Proyección del plan (primer modelo)

Una vez que se tiene la información sobre el comportamiento de estos y otros aspectos que se consideren necesarios, se procede a elaborar la primera versión del plan de acción para cada una de las etapas[9]Este primer modelo no es el definitivo de la realidad que queremos alcanzar, sino una representación de las primeras consideraciones a las cuales se ha llegado.

Evaluación de la proyección del plan.

El primer modelo confeccionado debe someterse al criterio de aquellos que deben participar en su análisis y evaluación y a las autoridades (en este caso, la totalidad del comité Organizador) que deben decidir sobre la continuación del trabajo hacia la confección del plan definitivo

ELABORACIÓN DEL PLAN MODELO DEFINITIVO.

Como resultado de la evaluación del plan, el nivel de dirección que corresponda[10]determina que se confeccione el plan siguiendo aquella alternativa que es considerada la mejor.

En muchos casos este plan definitivo requiere de la elaboración de otros derivados, por ejemplo, a niveles inferiores de dirección o a niveles mayores de detalle, proceso el cual debe iniciarse.

La aprobación del plan definitivo debe llevarse a cabo mediante un acto formal por la persona autorizada para ello. Debe ser dado a conocer a todos los ejecutores y se procede a iniciar el proceso de su ejecución (durante el evento) y control (después del evento).

El período de planeación de un Evento. Principios a tener en cuenta.

La planificación de un evento tiene un período de duración en correspondencia a las características del mismo y a la capacidad de organización que tengan sus responsables. Para tener la medida del horizonte del plan ya sea para un período corto o prolongado, así como para establecer una adecuada coordinación de todas las acciones propuestas, es necesario tener en cuenta varios principios:

• El plan no es un objetivo en sí mismo, sino uno de los medios de que dispone la Organización para obtener buenos resultados.
• El plan debe proponer realizaciones concretas, audaces, pero posibles dentro de las políticas establecidas.
• El alcance y nivel de detalle del plan debe estar adaptado al nivel de dirección del objeto de planificación.
• Cuanta mayor flexibilidad pueda ser introducida en los planes, menor el peligro de pérdida que se producirán por hechos inesperados. La flexibilidad introducida implica costos y el plan más inflexible será el menos costoso si los hechos posteriores comprueban que era innecesaria la capacidad para cambiar la decisión.
• Un factor limitante es algo que obstaculiza el logro de un objetivo deseado. Si se reconocen los factores limitantes en una situación dada, se puede estrechar la búsqueda de alternativas a aquellas que superen a esos factores. El principio es el siguiente:"sólo cuando se reconocen y se resuelven aquellos factores que representan un serio obstáculo en nuestro camino hacia la meta, podemos seleccionar el mejor curso alternativo de acción."

Lo complejo de la aplicación de este principio es la búsqueda y reconocimiento de ellos factores limitantes, que en ocasiones son obscuros. En la planeación esto se hace interminable debido a la variabilidad de los factores limitantes por el momento dado. Lo que hoy es decisivo, mañana puede entorpecer la planeación o lo que hoy es un factor limitante, mañana puede carecer relativamente de importancia.

La planificación de un evento debe verse como un proceso donde se establezcan las políticas, estrategias, objetivos, acciones, recursos, tiempo y en función de ello construir un modelo teórico de lo que se quiere alcanzar con la realización del mismo para un momento posterior, mediato o inmediato. Este modelo es el plan y el resto de las funciones directivas (organización, mando y control) deben ser capaces de convertir esta teoría en realidad concreta, convirtiéndolo en un instrumento que se subordine a los objetivos que se planteen. En la medida en que se logre ese espacio de comunicación entre la organización y los públicos objetivos, que es en esencia la razón de existir del evento como actividad organizacional, este proceso de planificación tendrá validez.

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