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Lograr ganancias en términos de productividad, se está convirtiendo cada vez más en un enfoque estratégico clave del proceso de compras. Para seguir siendo exitosos, las empresas tienen un gran interés en aprovechar este universo competitivo de las adquisiciones.

En este artículo te hablaremos sobre cuáles son los procesos de compra de una empresa y cuál es su importancia. Su esquema, fases, claves para hacerlos más exitosos y por qué cada vez se hace más necesario automatizarlos.

¿Cuál es el proceso de compras en una empresa y cuál su importancia?

El principal beneficio de un proceso de compra es evitar el gasto debido al fraude, las adquisiciones no programadas, el gasto deshonesto, el robo y otras trampas financieras que acompañan a los hábitos de compra no programados.

Pero debido a que las compras se encuentran en el corazón del proceso de creación de valor de la empresa, formalizar y optimizar tu proceso de compras también es importante para:

  • Crear un proceso de compra eficiente y eficaz, no solo para el gasto directo sino también para el gasto indirecto.
  • Gestión exitosa de relaciones con proveedores.
  • Gestión óptima de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico.
  • Agilizar el ciclo de compras y todos sus subprocesos.
  • Proporcionar una pista de auditoría sólida para revisión interna y externa.
  • Establecer un modelo para la gestión de procesos empresariales que se pueda aplicar en toda la organización.

El proceso de compra es un ciclo y cada paso requiere el intercambio de información y varias aprobaciones para avanzar. Cada empresa tendrá sus propias variaciones, pero en términos generales, sigue un patrón bien establecido.

“La automatización de los procesos de compras le permite al gerente llevar a cabo estrategias claves para aumentar las ganancias del departamento.”

Estos son los pasos básicos y esenciales de todo proceso de compras:

  1. Identificación de los bienes y servicios que se necesitan.
  2. Creación de la solicitud de compra.
  3. Revisión y aprobación de la solicitud de compra.
  4. Solicitud de propuesta a los proveedores.
  5. Negociación del contrato y aprobación.
  6. Envío y recibo del producto o servicio solicitado.
  7. Revisión y comparación con lo solicitado.
  8. Aprobación y pago de facturas.
  9. Actualización de registros contables.

Fases Más Importantes del Proceso de Compras

A continuación, te explicamos los pasos claves e importantes de un proceso de compras exitoso:

  1. Solicitud de compra / requisición. Esta fase trata de identificar la necesidad, qué comprar, cuánto y cuándo se necesita. La solicitud probablemente pasará por un proceso de aprobación mediante el cual se otorga la autorización para comprar el artículo.
  2. Selección de proveedores. Es posible que los compradores ya sepan a qué proveedor comprar el artículo que se solicita. De lo contrario, se puede iniciar un proceso de licitación o solicitud de cotización para identificar un proveedor, precio y plazo de entrega.
  3. Orden de compra. Se envía una orden de compra al proveedor. Aquí se identificarán los artículos que se adquieren, la cantidad requerida y el precio que se paga, así como los datos de la empresa.
  4. Entrega y recibo. A continuación, el proveedor enviará la mercancía a la organización compradora. Una vez que las mercancías llegan, normalmente pasarán por algún tipo de proceso de recepción para garantizar que coincidan con lo que se pidió y que sean de la calidad correcta.
  5. Factura / pago del proveedor. En el momento del envío, el proveedor suele emitir una factura, que acompaña a la mercancía o se envía por separado. Esto será recibido por el departamento de cuentas por pagar.

Proceso de compra: ejemplo práctico en una empresa de retail

Las empresas de la industria retail son muy competitivas. Operan con márgenes de ganancia ajustados, lo que dificulta la tarea para los gerentes. El departamento de compras necesita diseñar estrategias efectivas de abastecimiento y compras para lograr escasos ahorros, aumentar el ROI y obtener más ganancias para agregar a los ingresos generales.

Estos son generalmente los pasos en el proceso de compras en el sector retail:

  • Investigar las preferencias de los clientes y el desempeño de las ventas anteriores.
  • Identificación de fabricantes, productos y marcas.
  • Ir “al mercado” para encontrar productos y materiales.
  • Negociar con proveedores.
  • Emitir órdenes de compra.
  • Recepción de materias primas y bienes.
  • Seguimiento del rendimiento.
  • Negociaciones continuas con proveedores para mejorar las ventas y los márgenes.

Claves y consejos para montar un proceso de compras exitoso en tu departamento de compras

A continuación, te ofrecemos algunos consejos para optimizar y maximizar tus procesos de compras en tu departamento:

Lo que debes hacer previo al proceso de compras:

  • Identifica las necesidades.
  • Selecciona el producto que necesitas.
  • Asigna un personal encargado para el procedimiento.
  • Establece las condiciones de entrega.

Realiza una investigación de mercado y ten en cuenta estos aspectos:

  • Disponibilidad y existencia de los proveedores en el mercado.
  • Situación geográfica de los proveedores.
  • Desarrollo de los proveedores.
  • Capacidad de almacenamiento de la empresa.
  • Tipo de proveedor.
  • amaño de la empresa.

Durante la preselección de proveedores:

En esta etapa se deben elegir los proveedores que más satisfagan tus necesidades y cumplan los requisitos previamente acordados. Cada potencial proveedor debe presentar ciertos requisitos que deben ser revisados y aprobados por el departamento de compras.

Petición de ofertas:

Aquí debes realizar una actividad de comprobación y análisis por medio de la solicitud y recepción de precios y demás condiciones que quedaron establecidas previamente durante la fase anterior.

Negociación y fases. Esta etapa debe incluir:

  • Contacto inicial con el proveedor.
  • Presentación de ofertas.
  • Proposición y negociación de concesiones.
  • Cierre de la negociación.

Adjudicación del suministro

Esta es la última fase del proceso de compras donde se realiza la entrega del suministro o servicios mediante las pautas establecidas y la elección de los productos finalmente seleccionados.

La importancia de la automatización del proceso de compras

Los flujos de trabajo manuales y el mantenimiento de registros en papel ya no son suficientes para las empresas que desean un rendimiento óptimo de su inversión en compras o una cadena de suministro estratégica y saludable.

La automatización y la inteligencia artificial hacen mucho para eliminar o mitigar los desafíos que conllevan estas metodologías obsoletas.

“Conocer a tu proveedor es uno de los aspectos más importantes en tu esquema de compras. De allí dependerá la calidad de suministro que recibirás.”

La automatización del proceso de compras aporta una serie de beneficios a cualquier organización. Los ahorros de costos aumentan al tiempo que se reducen los gastos fuera de contrato.

Se puede administrar más actividad, incluido el gasto final y el equipo de compra tiene una visibilidad mucho mayor de todas sus funciones, lo que te permite maximizar la eficiencia y los recursos.

Conclusiones

Las empresas pueden encontrarse en una posición mucho mejor si están armadas con habilidades efectivas para realizar un mejor proceso de compras.

La implementación de una estrategia de compra eficaz, aunada con un proceso automatizado, ayuda a las empresas a tomar decisiones acertadas e inteligentes y aumentar sus ventas.

Fuente:Mercado Eletrônico – Proceso de compras


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