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El valor de tener una eficaz comunicación con proveedores es vital para tu departamento de compras y, en consecuencia, para la organización. Así como las malas técnicas de comunicación pueden dañar a la empresa, hacerlo eficientemente puede brindarte grandes ventajas.

En este artículo te hablaremos sobre la comunicación con tu cadena de proveedores y la importancia que tiene para el departamento de compras y la empresa, los problemas que surgen y cómo llevarla a cabo de la forma más eficaz.

La importancia de mantener una buena comunicación con proveedores

Hay una cosa que las empresas siempre tienden a descuidar: la comunicación con proveedores. El enfoque natural de las empresas es fomentar la lealtad del cliente, pero esa no es la única relación que debes atender.

Cultivar estas relaciones puede tener efectos significativos. De hecho, adaptar un enfoque estratégico. con tus proveedores clave conlleva inmensos beneficios a largo plazo para las empresas.

"Las empresas a menudo descuidan las relaciones con sus proveedores. Lo que no tienen en cuenta es que son tan importantes como las relaciones con sus clientes."

Es crucial que hagas todo lo posible para mantenerlos felices. Más que alguien que suministra bienes o servicios, deben ser tus aliados porque el tipo de relación que tienes con ellos puede influir en tu éxito.

Problemas recurrentes en la comunicación con proveedores que los departamentos de compras enfrentan

El departamento de compras está concebido para ser objetivo, analizar datos y tomar decisiones. Pero la deficiente comunicación con proveedores puede resultar en una mala moral dentro del departamento, desconfianza entre los proveedores y una marca negativa dentro de la empresa.

Estos son algunos de los problemas que podrías enfrentar cuando falla la comunicación con los proveedores:

  • Pagos a destiempo.
  • Entregas estancadas o retrasadas.
  • Artículos perdidos.
  • Tarifas de demora y almacenamiento, así como tarifas adicionales.
  • Incapacidad para planificar la rotación del inventario.
  • Incapacidad para pronosticar los costos de la cadena de suministro.
  • Clientes insatisfechos.
  • Malas críticas de Internet.
  • Una ruptura en las relaciones laborales.

Claves para una gestión y comunicación con los proveedores

Los proveedores son tus amigos más importantes. Una cadena de suministro puede simplificarse mucho o permanecer estancada en función de la relación que manejes con ellos.
A continuación, te presentamos 3 consejos para mejorar la comunicación con tus proveedores y cosechar buenos resultados.

  1. Estandariza las relaciones con los proveedores. La comunicación con el proveedor debe ser fluida y las relaciones estandarizadas, esto incluye a todas las áreas del departamento, pero sobre todo en la primera fase de contacto, cuando están en la creación del contrato. Las soluciones tecnológicas te brindan toda la información de tu proveedor de primera mano, así, como ya tienes todos los datos de forma clara, deberías tener más control sobre el proceso.
  2. Pagos a tiempo. A nadie le gusta que le hagan perder el tiempo y menos cuando se trata de pagos. Por ello, cuando hablamos de cancelación de facturas, esperar aprobación de firmas o todo lo que involucre terceras personas, el proceso tiende a volverse lento. Las soluciones tecnológicas pueden agilizar todos esos procesos como la incorporación de firmas electrónicas o en el caso de aprobación de contratos con el paso a la digitalización. Estas vienen a hacer las tareas más ágiles tanto para ti como para el proveedor.
  3. Mantén relaciones a largo plazo. Así como las amistades, las relaciones con los proveedores deben cultivarse y mantenerse a largo plazo. Esto te brindará una gran cantidad de beneficios para el departamento de compras y para la empresa. Contar con una herramienta tecnológica que te mantenga al tanto de los puntos clave con tus proveedores te será de gran ayuda. Alarma de plazos, hitos claves o fechas, entre muchos otros detalles pueden pasarse por alto, pero la tecnología marcará la diferencia entre tu departamento de compras y el de la competencia.

¿Cómo comunicarse con proveedores de una manera eficiente?

Los departamentos de compras exitosos comprenden el valor de gestionar relaciones efectivas con sus proveedores. Esta área tiene la habilidad de generar confianza y seguridad, lo que conduce al intercambio de conocimientos y la identificación de oportunidades de mejora.

A continuación te ofrecemos algunos consejos para lograrlo.

  1. Sé proactivo. Abordar los problemas a medida que llegan evita que se conviertan en algo más serio.
  2. Comunícate con regularidad y eficacia. Esto ayuda a evitar confusiones y desacuerdos.
  3. Establece roles y responsabilidades. Ambas partes deben comprender su papel para lograr resultados mutuamente beneficiosos.
  4. Comprende las obligaciones contractuales. En una relación contractual positiva, ambas partes se entienden y cumplen sus obligaciones.
  5. Compórtate de manera ética y honesta. Ganar esta reputación contribuirá en gran medida a desarrollar la confianza.
  6. Revisa periódicamente los resultados y el desempeño. Más que un simple ejercicio de medición, debería ser un ejercicio de mejora continua.
  7. Identifica y monitorea los riesgos. Trabaja con tu proveedor para asegurarse que los riesgos se identifiquen en todos los niveles.
  8. Sé razonable y justo. Debes ser coherente en la forma en que gestionas a tu proveedor.
  9. Establece las bases de la relación laboral. Esto significa comprender lo que deseas incluso antes de comenzar el proceso.
  10. Emplea soluciones tecnológicas. Además te ayudarán a determinar qué proveedores ofrecen el mejor valor y contribuyen a tu éxito.

Sistemas o herramientas que te permitirán mejorar la comunicación de la empresa con proveedores

Una buena herramienta de comunicación con proveedores puede ser una forma poderosa de hacer operativa una relación eficaz. Estas soluciones deberían:

  • Ser fácilmente accesible para todos.
  • Ser fáciles de usar y de poner en funcionamiento a nuevos usuarios.
  • Contener todos los datos importantes que ambas partes necesitan ver.
  • Contar con herramientas de colaboración integradas, como comentarios en el proyecto.
  • Permitir una comunicación sencilla y rastreable.
  • Que permita acumular resultados para ver el valor comercial de todos los proveedores.

Procure to Pay o P2P

Procure-to-Pay se refiere a la solución tecnológica que se encarga del proceso de compras de una empresa. Cubre tres procesos principales en el ciclo de vida de las adquisiciones: solicitud, compra y pago.

Las soluciones Procure-to-Pay implican presentar los productos de los proveedores a los usuarios por medio de catálogos electrónicos, por ejemplo, y luego digitalizar, automatizar y mejorar los procesos involucrados.

"Existen numerosas herramientas tecnológicas y estrategias destinadas a mejorar las relaciones con tus proveedores y agilizar tus procesos de compras."

Incorporan actividades de control, verificación, validación y gestión documental, lo que permite ejercer un mayor control sobre tus compras, mejorar su eficiencia y las relaciones con tus clientes.

Conclusión

Una de las mayores ventajas cuando se trata de relaciones sólidas y saludables con los proveedores es que puedes obtener un mayor valor para tu negocio. Por ello, es importante que adoptes mejores prácticas para optimizar tu comunicación.

Actualmente existen software, ERP, soluciones y plataformas tecnológicas concebidas especialmente para ello: tener una mejor relación con tu cadena de proveedores. Estas herramientas cada vez se hacen más necesarias.

Fuente:Mercado Eletrônico - Comunicacion con proveedores


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