Gestión de infraestructura

¿Qué es la gestión de infraestructura?

La gestión de infraestructura comprende una amplia gama de disciplinas y roles. En esencia, garantiza que las instalaciones del entorno estén en sintonía con las personas que las ocupan. El éxito depende en gran medida de tener un entorno (lugar de trabajo, espacio industrial o complejo de viviendas) donde las personas estén seguras y cómodas.

¿Por qué es importante la gestión de infraestructura?

Los aspectos más importantes de la gestión de infraestructura son la salud y la seguridad. Ante todo, se ha de velar por la protección de las personas frente a los riesgos que pueden emanar de una ventilación insegura o de aire tóxico, de una temperatura demasiado alta o baja, de maquinaria antigua y propensa a sufrir averías o a funcionar mal, de sistemas de detección y protección de incendios inadecuados, de una señalización incorrecta de salidas y vías de escape o de una infraestructura insuficiente.

Pero además de la salud y la seguridad, también hay operaciones y costes en juego si las instalaciones no se gestionan correctamente. Por ejemplo, puede ser más conveniente sustituir o reparar el hardware antes de que deje de funcionar por completo, pues ello podría conllevar un paro o retraso en las operaciones y la consiguiente pérdida de ingresos o de productividad.

En entornos de oficina, el gestor de infraestructura también se encarga de los aspectos que puedan influir en la productividad y el ánimo de los empleados. Algunos de estos aspectos, incluidos la ordenación y el arreglo de la oficina, están sujetos a códigos y normativas que pueden afectar significativamente a la seguridad. Los planes de continuidad empresarial y de emergencias también son cruciales para poder mantener las operaciones, recopilar y analizar continuamente información y evitar tiempos de inactividad. También resulta esencial supervisar el diseño de la oficina en cuanto al acceso a lavabos y puntos de agua potable, la disposición de los puestos o cualquier posible daño en la infraestructura, así como gestionar la utilización del espacio.

¿Cuáles son las funciones de la gestión de infraestructura?

Un gestor de infraestructura supervisa, por un lado, a personas y organizaciones, y por otro, el espacio y la infraestructura. En personas y organizaciones se incluyen funciones como marketing, contabilidad, organización de eventos, RR. HH., TIC y limpieza. Un gestor de infraestructura también supervisa las cuentas de infraestructura y espacio relativas al lugar de trabajo, construcción, arrendamiento, ocupación, mantenimiento y mobiliario.

Hay diferentes funciones empresariales que requieren gestores de infraestructura para velar por la seguridad y la vida de todos aquellos que estén bajo su responsabilidad. Su trabajo debe desarrollarse a dos niveles: uno táctico, donde se supervisa la comprensión del espacio, el riesgo empresarial, los costes y los servicios; y otro operativo, donde se supervisa la eficacia de costes de un entorno corporativo para sus ocupantes.

¿Cuáles son algunos ejemplos de procesos de gestión de infraestructura?

• Protección contra incendios: los incendios pueden provocar la muerte, así como la pérdida de productividad y de activos. El gestor de infraestructura debe tener siempre organizado un plan consolidado, comunicarlo con claridad y asegurarse de que haya las herramientas necesarias para sofocar cualquier incendio y proporcionar vías seguras de escape.
• Seguridad: los gestores de infraestructura supervisan la protección de las personas y activos, inclusive hardware de seguridad, cámaras y posibles salvaguardias físicas, como guardas de seguridad.
• Planificación de la continuidad empresarial: en caso de incendio, robo o caída total de las operaciones empresariales, los gestores de infraestructura deben tener un plan que ayude a la empresa a continuar con la menor pérdida posible de tiempo y la menor perturbación posible de las operaciones. La planificación puede incluir un sitio de recuperación, suministro energético de respaldo, software de respaldo o hardware de respaldo.
• Mantenimiento: los gestores de infraestructura deben asegurarse de que se lleve a cabo diligentemente el mantenimiento debido para garantizar la seguridad y el buen funcionamiento. Esto puede incluir la sustitución de luminarias, el mantenimiento del edificio en sí, la pintura, la decoración, las reparaciones necesarias, la fontanería y el cumplimiento de las normas de construcción para garantizar la seguridad.
• Entorno: la organización es necesaria para garantizar la salud y la seguridad del entorno. Los empleados pueden ponerse enfermos o tener problemas de salud debidos a unas condiciones precarias o bien lesionarse si algo no es seguro. Esto no solo supone una interrupción de las operaciones y pone en riesgo la seguridad, sino que además la empresa acarrea con la responsabilidad y con las reclamaciones de seguros.
• Cambios en la distribución del espacio: los cambios de equipamiento y la rotación o el aumento del personal pueden dan lugar a cambios en el diseño de la oficina. La gestión de infraestructura se encarga de diseñar la oficina teniendo en cuenta los aspectos normativos que hay que cumplir. Por ejemplo, cada miembro de la plantilla tiene que disponer de una cantidad determinada de espacio, el edificio debe responder a la normativa de incendios, debe haber carteles que indiquen las salidas y vías de escape, la temperatura debe estar bien regulada y debe haber buena iluminación de la zona. También se debe garantizar la disponibilidad de instalaciones de agua potable y de lavabos, y velar por su mantenimiento.
• Limpieza: un área sucia puede constituir un problema y también mermar la moral de los empleados. Generalmente, la limpieza debe realizarse fuera del horario laboral y hay que limpiar adecuadamente las superficies, alfombras y moquetas, lavabos y cubos de basura a intervalos determinados durante la semana.

Cómo seleccionar el mejor software de gestión de infraestructura

El empleo de tecnología en la gestión de infraestructura nunca ha sido tan importante como ahora. Idealmente, un sistema de gestión del lugar de trabajo favorece la toma de decisiones gracias a la recopilación de datos. Sobre el gestor de infraestructura recae la tarea de identificar e implementar los sistemas tecnológicos que sean mejores para la infraestructura y que ayuden a tomar las decisiones más informadas.

Un gestor de infraestructura debe ser meticuloso a la hora de investigar diferentes opciones de software, de calcular costes y ROI, de sopesar los beneficios y necesidades, y de comprender las capacidades de determinado software. Asimismo tiene que tomar en consideración las últimas tecnologías y cómo pueden integrarse en el software.

Un buen ejemplo de tecnología que puede integrarse son dispositivos conectados en red o el Internet de las cosas (IoT). Los dispositivos IoT pueden recopilar datos automáticamente y enviarlos a los responsables de la gestión de infraestructura para que puedan elaborar informes y detectar tendencias de datos que podría merecer la pena explorar para tomar decisiones bien informadas.

Entre los dispositivos de IoT se incluyen los siguientes:

• Sensores de monóxido de carbono: controlan minuciosamente la presencia de este gas tóxico en el ambiente para evitar lesiones o la muerte.
• Consumo de agua y energía: rastreo del uso para reducir el gasto y favorecer la sostenibilidad.
• Termostatos: ajustan automáticamente la temperatura y la mantienen constante para reducir más los gastos y favorecer el control climático dentro de un entorno: por ejemplo, la temperatura dentro de una oficina o el clima ideal para una sala llena de máquinas.
• Sensores de movimiento: pueden encender o apagar las luces dependiendo de si detectan o no la presencia de una persona.
• Sistemas de detección de incendios: detectan rápidamente el fuego y evitan que se extienda demasiado o que cause daños irreparables.
• Rastreadores RFID: rastrean el movimiento de personas por todo el edificio y limitan el acceso a determinadas áreas.

También hay tendencias en software de gestión de infraestructura:

• Inteligencia artificial (IA): el análisis predictivo puede proporcionar información actual y sobre el futuro para la toma de decisiones necesaria. Se puede detectar el equipamiento dañado o en declive y repararlo o reemplazarlo antes de que se averíe totalmente. También hay menos margen para el error humano, ya que la IA puede agilizar y afinar el proceso de toma de decisiones. Además, los sistemas de IA pueden recopilar información sobre el uso de recursos, el rendimiento, la satisfacción y el rendimiento de los empleados.
• Computación en la nube: el software migra rápidamente a la nube y con ello se facilita la gestión de infraestructura, que puede acceder a datos y software desde fuera de una red o de un servidor locales. De este modo, el trabajo es portátil, los datos son portátiles y la infraestructura resulta más fácil de escalar al disponer de más espacio de almacenamiento y análisis.

Fuente: ServieNow - Gestión de infraestructura