www.elmayorportaldegerencia.com - Intro https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=category&id=1951&Itemid=406&lang=es Thu, 20 Jun 2024 20:02:05 -0500 Joomla! - Open Source Content Management en-gb pablo.paez@elmayorportaldegerencia.com (Pirámide Digital) Abastecimiento estratégico, un factor de competitividad para tu departamento de compras https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24797&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24797&catid=1951&Itemid=406&lang=es


Ninguna empresa puede lograr sus objetivos generales por sí sola, por esta razón las organizaciones cuentan con prácticas de abastecimiento estratégico para formar asociaciones beneficiosas.

Estas relaciones entre compradores y vendedores de bienes y servicios no ocurren por accidente, requieren trabajo, investigación y planificación. Su puesta en práctica le genera innumerables beneficios al área de compras y a la organización en general.

En este artículo te hablaremos sobre el abastecimiento estratégico y el impacto positivo que puede tener en tu departamento de compras. Sus características, principios, beneficios y cómo la tecnología sirve de aliada para maximizar su proceso.

¿Qué es el abastecimiento estratégico y qué impacto tiene en tu departamento de compras?

El abastecimiento estratégico es un enfoque de la gestión de la cadena de suministro que formaliza la manera en que se recopila y utiliza la información. De esta forma, la empresa puede encontrar los mejores valores posibles en el mercado y alinear su estrategia de compras con los objetivos comerciales.

Requiere un análisis de lo que compra una organización, a quién, a qué monto y en qué volumen. Por ello, este proceso hace énfasis más allá del precio de compra inicial para enfocarse en el costo total. También, tiene como propósito principal crear, optimizar y cultivar las relaciones con los proveedores.

“El abastecimiento estratégico incluye la identificación, evaluación y selección de proveedores clave. Sienta las bases para una mejor relación con ellos.”

Las compras de gran volumen son los mejores candidatos para el abastecimiento estratégico porque es probable que tengan el mayor impacto en la reducción de las estructuras de costos.

El abastecimiento estratégico garantiza que la empresa adquiera bienes y servicios de forma rentable al tiempo que mejora la creación de valor. Proporciona mejoras continuas sobre estos factores y permite a la organización aprovechar eficientemente su poder adquisitivo de compra.

Características del abastecimiento estratégico

A continuación, te detallamos algunos puntos claves que debe tener todo proceso de abastecimiento estratégico:

  • Gestión por categorías. La categorización y gestión de grupos de bienes que son de naturaleza similar, como marketing, instalaciones, entre otros.
  • Necesidad de valoración. El proceso de evaluar de forma proactiva las necesidades de la empresa en todos los departamentos.
  • Análisis de costos. Analizar los costos actuales totales dentro de cada departamento y categoría.
  • Pronóstico. Planificación de la compra y entrega de bienes y servicios para abordar las necesidades de la empresa. Generalmente, se hace por períodos definidos y se revisa con frecuencia para monitorear el desempeño.
  • Investigación de mercado. Hay que tener una comprensión clara de quién proporciona qué. Esto es fundamental no solo para la compra, sino también para la consolidación de proveedores que pueden tener mejores ofertas.
  • Analítica. Al igual que la forma en que se revisa el pronóstico, los elementos de la estrategia deben evaluarse periódicamente. El análisis de la estrategia de gasto es vital en el abastecimiento estratégico.
  • Administración de suministros. Generalmente, es responsable de la gestión de proveedores a nivel macro. Categorizar, consolidar y negociar, entre otros.

Abastecimiento estratégico: principios que debes conocer

La base de proveedores es un resultado no un objetivo

Es fundamental racionalizar la base de proveedores enfocándose en su aumento o disminución y dependiendo de las prioridades que arroje cada producto. Para optimizar tu portafolio de proveedores se recomienda:

  • Determinar el costo y beneficio de reducir o ampliar la lista.
  • Examinar el papel que desempeña cada proveedor.
  • Seguir de cerca el costo total de adquisición. Estos representan los gastos extra necesarios hasta que la mercancía llegue al almacén y pueda ser incluida en la cadena de suministro.

Uso de equipos multifuncionales

Poner en práctica una estrategia de abastecimiento no es un tema exclusivo del departamento de compras. Su puesta en marcha requiere de un equipo multidisciplinario.

No te limites en involucrar sólo el personal del área de compras. También, puedes incluir a los departamentos de contabilidad, finanzas, almacén, entre otros. Mientras toda la empresa esté más inmersa en la estrategia obtendrás más opiniones y comentarios creativos.

Emprende investigaciones globales y rigurosas

La puesta en práctica de un proceso de abastecimiento estratégico va mucho más allá que el portafolio de proveedores con el que cuentas. Requiere de una visión más global.

Una investigación rigurosa y globalizada te puede ayudar a identificar proveedores clave. ¿Te has preguntado si una empresa de Asia o Europa pudiera suministrar tu materia prima a un mejor precio con condiciones de pagos más asequibles?

Cuantifica los beneficios

Define los KPIs correctos y alineados con tu gestión para que puedas cuantificar eficazmente tu estrategia de abastecimiento. No puedes saber si ese modelo obtuvo el resultado deseado si no hay ningún tipo de medición.

Beneficios del abastecimiento estratégico para tu departamento de compras

Ejecutar un abastecimiento estratégico puede generar múltiples beneficios para tu departamento de compras, entre los que destacan:

  • Mayor ahorro de costos.
  • Mitigación y reducción de riesgos de compra.
  • Espacio para la mejora continua.
  • Mejor alineación de los objetivos comerciales y de los procesos de abastecimiento.
  • Optimización y conocimiento de los proveedores ideales.
  • Mejores relaciones con los proveedores.

La tecnología como aliada para un abastecimiento estratégico en tu empresa

Gracias a los avances tecnológicos, los encargados de los departamentos de compras han tenido acceso a potentes aplicaciones y herramientas basadas en la web, que han aumentado enormemente la eficiencia de los procesos. De esta forma, han mejorado las capacidades de trabajo y su impacto en la organización.

“El abastecimiento estratégico permite que los procesos de adquisición sean más analíticos, cuidadosos y estudiados.”

ERP, plataformas y sistemas especializados han automatizado procesos que antes se hacían manualmente. Con ello, ahora, se agilizan y optimizan las actividades de abastecimiento generando múltiples beneficios para todos.

Es por ello que el abastecimiento estratégico se perfila como uno de los procesos fundamentales en los departamentos de compras, ya que la transformación digital ha provocado su evolución continua en las organizaciones.

Conclusión

El abastecimiento estratégico es un proceso de adquisición que mejora y evalúa continuamente las actividades de compra de una empresa.

Se diferencia de las compras tradicionales en diversos aspectos cruciales. Aplica la estrategia empresarial y las habilidades de gestión de relaciones a las compras para optimizar los resultados de todo el negocio de adquisiciones.

Fuente: Mercado Eletrônico – Abastecimiento estratégico


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publico@elmayorportaldegerencia.com (Publico. ) Compras Thu, 21 Jul 2011 18:07:40 -0500
Claves y consejos para una eficaz comunicación con proveedores https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24803&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24803&catid=1951&Itemid=406&lang=es


El valor de tener una eficaz comunicación con proveedores es vital para tu departamento de compras y, en consecuencia, para la organización. Así como las malas técnicas de comunicación pueden dañar a la empresa, hacerlo eficientemente puede brindarte grandes ventajas.

En este artículo te hablaremos sobre la comunicación con tu cadena de proveedores y la importancia que tiene para el departamento de compras y la empresa, los problemas que surgen y cómo llevarla a cabo de la forma más eficaz.

La importancia de mantener una buena comunicación con proveedores

Hay una cosa que las empresas siempre tienden a descuidar: la comunicación con proveedores. El enfoque natural de las empresas es fomentar la lealtad del cliente, pero esa no es la única relación que debes atender.

Cultivar estas relaciones puede tener efectos significativos. De hecho, adaptar un enfoque estratégico. con tus proveedores clave conlleva inmensos beneficios a largo plazo para las empresas.

"Las empresas a menudo descuidan las relaciones con sus proveedores. Lo que no tienen en cuenta es que son tan importantes como las relaciones con sus clientes."

Es crucial que hagas todo lo posible para mantenerlos felices. Más que alguien que suministra bienes o servicios, deben ser tus aliados porque el tipo de relación que tienes con ellos puede influir en tu éxito.

Problemas recurrentes en la comunicación con proveedores que los departamentos de compras enfrentan

El departamento de compras está concebido para ser objetivo, analizar datos y tomar decisiones. Pero la deficiente comunicación con proveedores puede resultar en una mala moral dentro del departamento, desconfianza entre los proveedores y una marca negativa dentro de la empresa.

Estos son algunos de los problemas que podrías enfrentar cuando falla la comunicación con los proveedores:

  • Pagos a destiempo.
  • Entregas estancadas o retrasadas.
  • Artículos perdidos.
  • Tarifas de demora y almacenamiento, así como tarifas adicionales.
  • Incapacidad para planificar la rotación del inventario.
  • Incapacidad para pronosticar los costos de la cadena de suministro.
  • Clientes insatisfechos.
  • Malas críticas de Internet.
  • Una ruptura en las relaciones laborales.

Claves para una gestión y comunicación con los proveedores

Los proveedores son tus amigos más importantes. Una cadena de suministro puede simplificarse mucho o permanecer estancada en función de la relación que manejes con ellos.
A continuación, te presentamos 3 consejos para mejorar la comunicación con tus proveedores y cosechar buenos resultados.

  1. Estandariza las relaciones con los proveedores. La comunicación con el proveedor debe ser fluida y las relaciones estandarizadas, esto incluye a todas las áreas del departamento, pero sobre todo en la primera fase de contacto, cuando están en la creación del contrato. Las soluciones tecnológicas te brindan toda la información de tu proveedor de primera mano, así, como ya tienes todos los datos de forma clara, deberías tener más control sobre el proceso.
  2. Pagos a tiempo. A nadie le gusta que le hagan perder el tiempo y menos cuando se trata de pagos. Por ello, cuando hablamos de cancelación de facturas, esperar aprobación de firmas o todo lo que involucre terceras personas, el proceso tiende a volverse lento. Las soluciones tecnológicas pueden agilizar todos esos procesos como la incorporación de firmas electrónicas o en el caso de aprobación de contratos con el paso a la digitalización. Estas vienen a hacer las tareas más ágiles tanto para ti como para el proveedor.
  3. Mantén relaciones a largo plazo. Así como las amistades, las relaciones con los proveedores deben cultivarse y mantenerse a largo plazo. Esto te brindará una gran cantidad de beneficios para el departamento de compras y para la empresa. Contar con una herramienta tecnológica que te mantenga al tanto de los puntos clave con tus proveedores te será de gran ayuda. Alarma de plazos, hitos claves o fechas, entre muchos otros detalles pueden pasarse por alto, pero la tecnología marcará la diferencia entre tu departamento de compras y el de la competencia.

¿Cómo comunicarse con proveedores de una manera eficiente?

Los departamentos de compras exitosos comprenden el valor de gestionar relaciones efectivas con sus proveedores. Esta área tiene la habilidad de generar confianza y seguridad, lo que conduce al intercambio de conocimientos y la identificación de oportunidades de mejora.

A continuación te ofrecemos algunos consejos para lograrlo.

  1. Sé proactivo. Abordar los problemas a medida que llegan evita que se conviertan en algo más serio.
  2. Comunícate con regularidad y eficacia. Esto ayuda a evitar confusiones y desacuerdos.
  3. Establece roles y responsabilidades. Ambas partes deben comprender su papel para lograr resultados mutuamente beneficiosos.
  4. Comprende las obligaciones contractuales. En una relación contractual positiva, ambas partes se entienden y cumplen sus obligaciones.
  5. Compórtate de manera ética y honesta. Ganar esta reputación contribuirá en gran medida a desarrollar la confianza.
  6. Revisa periódicamente los resultados y el desempeño. Más que un simple ejercicio de medición, debería ser un ejercicio de mejora continua.
  7. Identifica y monitorea los riesgos. Trabaja con tu proveedor para asegurarse que los riesgos se identifiquen en todos los niveles.
  8. Sé razonable y justo. Debes ser coherente en la forma en que gestionas a tu proveedor.
  9. Establece las bases de la relación laboral. Esto significa comprender lo que deseas incluso antes de comenzar el proceso.
  10. Emplea soluciones tecnológicas. Además te ayudarán a determinar qué proveedores ofrecen el mejor valor y contribuyen a tu éxito.

Sistemas o herramientas que te permitirán mejorar la comunicación de la empresa con proveedores

Una buena herramienta de comunicación con proveedores puede ser una forma poderosa de hacer operativa una relación eficaz. Estas soluciones deberían:

  • Ser fácilmente accesible para todos.
  • Ser fáciles de usar y de poner en funcionamiento a nuevos usuarios.
  • Contener todos los datos importantes que ambas partes necesitan ver.
  • Contar con herramientas de colaboración integradas, como comentarios en el proyecto.
  • Permitir una comunicación sencilla y rastreable.
  • Que permita acumular resultados para ver el valor comercial de todos los proveedores.

Procure to Pay o P2P

Procure-to-Pay se refiere a la solución tecnológica que se encarga del proceso de compras de una empresa. Cubre tres procesos principales en el ciclo de vida de las adquisiciones: solicitud, compra y pago.

Las soluciones Procure-to-Pay implican presentar los productos de los proveedores a los usuarios por medio de catálogos electrónicos, por ejemplo, y luego digitalizar, automatizar y mejorar los procesos involucrados.

"Existen numerosas herramientas tecnológicas y estrategias destinadas a mejorar las relaciones con tus proveedores y agilizar tus procesos de compras."

Incorporan actividades de control, verificación, validación y gestión documental, lo que permite ejercer un mayor control sobre tus compras, mejorar su eficiencia y las relaciones con tus clientes.

Conclusión

Una de las mayores ventajas cuando se trata de relaciones sólidas y saludables con los proveedores es que puedes obtener un mayor valor para tu negocio. Por ello, es importante que adoptes mejores prácticas para optimizar tu comunicación.

Actualmente existen software, ERP, soluciones y plataformas tecnológicas concebidas especialmente para ello: tener una mejor relación con tu cadena de proveedores. Estas herramientas cada vez se hacen más necesarias.

Fuente:Mercado Eletrônico - Comunicacion con proveedores


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Departamento de Compras. Los problemas más frecuentes a los que se enfrenta https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24804&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24804&catid=1951&Itemid=406&lang=es


Los procesos en el departamento de compras están diseñados para brindar velocidad, eficiencia y precisión, pero a medida que una empresa crece, las gestiones que antes solían funcionar, comenzarán a fallar y pueden surgir grandes desafíos.

Los problemas pueden ir desde un error humano, malas adquisiciones por diversas índoles, hasta fallas internas por su sistemas de trabajo. Todo esto puede afectar negativamente la capacidad de compra de una empresa.

En este post te hablaremos sobre los problemas más frecuentes que pueden presentarse en un departamento de compras, la importancia de esta área, su función y las consecuencias por las que puede pasar si no es solventado a tiempo.

La Importancia y las Funciones del Departamento de Compras

El departamento de compras de una empresa ayuda a mantener a las organizaciones financieramente saludables y se encarga de adquirir bienes y servicios diseñados para satisfacer las necesidades operativas al tiempo que brindan el mayor valor posible.

Esta área establece políticas y procedimientos de compras para garantizar que la organización funcione con integridad, además, mantienen las operaciones en marcha porque controlan las cadenas de suministro. También, se encargan de negociar contratos con los proveedores, entre otras funciones.

Este departamento respalda las operaciones de la organización como principal comprador de bienes y servicios, bien sea en empresas del sector privado, agencias gubernamentales, instituciones educativas o de cualquier otro tipo.

Aparte de todo esto, sirve a sus clientes internos adquiriendo los suministros que necesitan de manera oportuna. A su vez, buscan y compran productos al mejor precio y valor posibles.

"El departamento de compras es el área encargada de adquirir los productos y servicios para satisfacer las necesidades operativas de una empresa."

Entre sus funciones principales figuran:

  • Adquisición de materias primas y otros recursos. Adquieren todos los materiales necesarios para la producción o el funcionamiento diario de la empresa.
  • Búsqueda de óptimos productos al mejor precio posible. Evalúan continuamente si están recibiendo estos materiales de buena calidad y al mejor precio posible para poder maximizar la rentabilidad.
  • Procesos operativos y contabilidad. Manejan todo el papeleo relacionado con la compra y entrega de suministros y materiales. Aseguran su entrega oportuna y generan y rastrean órdenes de compra y trabajan junto con el departamento de cuentas por pagar para garantizar que las entregas se reciban y paguen a tiempo.
  • Cumplimiento de los protocolos comerciales. Se aseguran de cumplir con todas las políticas generales de adquisición de la empresa. Antes de realizar una compra, deben seguir los protocolos adecuados para la compra y la aprobación del presupuesto.

Problemas Frecuentes del Área de Compras

La capacidad de compra de tu empresa depende en gran parte de la eficacia de tu departamento, la forma en cómo realizan sus actividades, procesos y cómo se llevan entre sí. Cuando todo funciona en conjunto, la compra se realiza sin ningún tipo de problemas.

Pero si hay una desorganización, problemas internos y además estás trabajando con un sistema ineficiente todo saldrá mal. Esto dará lugar a una gran cantidad de conflictos que pueden poner en peligro la cadena operativa de la organización.

A continuación te detallamos los principales:

  • Falta de Planeación en el Departamento de Compras

Generalmente, se pasa por alto algo tan sencillo y básico de todo departamento como es la planeación. Toda adquisición requiere un nivel distinto de planeación, cuya intensidad se basa en el tipo y nivel de compra que realizas.

Es necesario dedicar tiempo en planear tus estrategias de compra y contrataciones para que los procesos fluyan con mucha más rapidez. En este paso es necesario establecer las reglas de cómo, cuándo, por qué, dónde y qué producto adquirir.

Cada empleado, departamento y organización, tiene un enfoque específico para las adquisiciones, pero seguir las reglas que se han propuesto durante la planeación unifica todos los criterios de compra. De esta forma estarás encaminado a un exitoso proceso de compras.

  • Mala Comunicación

El departamento de compras está diseñado para ser objetivo, analizar datos y tomar decisiones por lo que la falta de comunicación puede resultar en una mala moral dentro de su proceso operativo. Esto genera desconfianza entre los proveedores y una perspectiva negativa dentro de la empresa en general.

Por otro lado, la buena comunicación con los proveedores es la clave para tener éxito en tus procesos de compra. Es necesario compartir abiertamente información relevante con ellos, hablar de tus prioridades y necesidades para que puedan saber qué estás buscando.

La participación de los proveedores es fundamental para optimizar la competencia, generar ahorros y elaborar estrategias. Al mejorar tus relaciones con los proveedores, puedes tener acceso a una gran base de conocimientos que te harán ser más experto en el área.

  • Enfocarse más en el valor que en los beneficios

En el mundo empresarial actual, los costes siguen desempeñando un papel fundamental en los productos de consumo. Seguimos viendo organizaciones que se precipitan a reducir los costos incluso cuando los efectos son perjudiciales para la calidad del producto.

En muchos escenarios, la dimensión de la calidad se modifica solo con el hecho de ahorrar costos pero en otras ocasiones, cuando no se estudia bien el producto y solo se enfoca en el precio, puede traer pérdidas a la empresa.

La solución a ello es la comunicación. El uso de la retroalimentación de los consumidores resulta útil para lograr un mejor equilibrio. Debes saber cuán beneficioso fue el producto y si cumplió las expectativas. ¿Valió la pena el ahorro por la calidad final del producto?

Consecuencias de no resolver los problemas en el departamento de compras

Las consecuencias de no acatar los problemas a tiempo en un departamento de compras van desde deficiencias organizativas hasta errores humanos y puede producir efectos adversos en la capacidad de compras.

Estos problemas tienden a generar confusión, gastos redundantes y malas interpretaciones de contratos y necesidades. De esta forma tu empresa no obtendrá los productos que necesita con la calidad adecuada para generar sus bienes y servicios.

A largo plazo los problemas afectarán seriamente el futuro de tu empresa. Estos incluyen pérdida de dinero y rentabilidad, mala reputación y publicidad negativa, esto conduce al tipo de pérdidas financieras que pueden hundir a una organización.

"No controlar los errores del departamento de compras, cualquiera que fuera la causa, puede resultar costoso para la empresa."

Por ello, es importante detectar los problemas tan pronto como surjan. Afortunadamente son fáciles de resolver cuando se tienen las herramientas y los conocimientos adecuados a mano.

Conclusiones

El éxito de tu departamento de compras es tan importante como el de ventas. No sucede nada de repente, por lo que administrarlo eficazmente también requiere planificación estratégica, trabajo duro y dedicación.

Toda organización comete errores, pero al detectarlos a tiempo solucionas una gran cantidad de problemas. Al estar atento a estas irregularidades puedes implementar procesos y procedimientos para evitarlos o corregirlos rápidamente.

Fuente:Mercado Eletrônico – Problemas


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Fases y claves para un proceso de compras exitoso https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24795&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24795&catid=1951&Itemid=406&lang=es


Lograr ganancias en términos de productividad, se está convirtiendo cada vez más en un enfoque estratégico clave del proceso de compras. Para seguir siendo exitosos, las empresas tienen un gran interés en aprovechar este universo competitivo de las adquisiciones.

En este artículo te hablaremos sobre cuáles son los procesos de compra de una empresa y cuál es su importancia. Su esquema, fases, claves para hacerlos más exitosos y por qué cada vez se hace más necesario automatizarlos.

¿Cuál es el proceso de compras en una empresa y cuál su importancia?

El principal beneficio de un proceso de compra es evitar el gasto debido al fraude, las adquisiciones no programadas, el gasto deshonesto, el robo y otras trampas financieras que acompañan a los hábitos de compra no programados.

Pero debido a que las compras se encuentran en el corazón del proceso de creación de valor de la empresa, formalizar y optimizar tu proceso de compras también es importante para:

  • Crear un proceso de compra eficiente y eficaz, no solo para el gasto directo sino también para el gasto indirecto.
  • Gestión exitosa de relaciones con proveedores.
  • Gestión óptima de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico.
  • Agilizar el ciclo de compras y todos sus subprocesos.
  • Proporcionar una pista de auditoría sólida para revisión interna y externa.
  • Establecer un modelo para la gestión de procesos empresariales que se pueda aplicar en toda la organización.

El proceso de compra es un ciclo y cada paso requiere el intercambio de información y varias aprobaciones para avanzar. Cada empresa tendrá sus propias variaciones, pero en términos generales, sigue un patrón bien establecido.

“La automatización de los procesos de compras le permite al gerente llevar a cabo estrategias claves para aumentar las ganancias del departamento.”

Estos son los pasos básicos y esenciales de todo proceso de compras:

  1. Identificación de los bienes y servicios que se necesitan.
  2. Creación de la solicitud de compra.
  3. Revisión y aprobación de la solicitud de compra.
  4. Solicitud de propuesta a los proveedores.
  5. Negociación del contrato y aprobación.
  6. Envío y recibo del producto o servicio solicitado.
  7. Revisión y comparación con lo solicitado.
  8. Aprobación y pago de facturas.
  9. Actualización de registros contables.

Fases Más Importantes del Proceso de Compras

A continuación, te explicamos los pasos claves e importantes de un proceso de compras exitoso:

  1. Solicitud de compra / requisición. Esta fase trata de identificar la necesidad, qué comprar, cuánto y cuándo se necesita. La solicitud probablemente pasará por un proceso de aprobación mediante el cual se otorga la autorización para comprar el artículo.
  2. Selección de proveedores. Es posible que los compradores ya sepan a qué proveedor comprar el artículo que se solicita. De lo contrario, se puede iniciar un proceso de licitación o solicitud de cotización para identificar un proveedor, precio y plazo de entrega.
  3. Orden de compra. Se envía una orden de compra al proveedor. Aquí se identificarán los artículos que se adquieren, la cantidad requerida y el precio que se paga, así como los datos de la empresa.
  4. Entrega y recibo. A continuación, el proveedor enviará la mercancía a la organización compradora. Una vez que las mercancías llegan, normalmente pasarán por algún tipo de proceso de recepción para garantizar que coincidan con lo que se pidió y que sean de la calidad correcta.
  5. Factura / pago del proveedor. En el momento del envío, el proveedor suele emitir una factura, que acompaña a la mercancía o se envía por separado. Esto será recibido por el departamento de cuentas por pagar.

Proceso de compra: ejemplo práctico en una empresa de retail

Las empresas de la industria retail son muy competitivas. Operan con márgenes de ganancia ajustados, lo que dificulta la tarea para los gerentes. El departamento de compras necesita diseñar estrategias efectivas de abastecimiento y compras para lograr escasos ahorros, aumentar el ROI y obtener más ganancias para agregar a los ingresos generales.

Estos son generalmente los pasos en el proceso de compras en el sector retail:

  • Investigar las preferencias de los clientes y el desempeño de las ventas anteriores.
  • Identificación de fabricantes, productos y marcas.
  • Ir “al mercado” para encontrar productos y materiales.
  • Negociar con proveedores.
  • Emitir órdenes de compra.
  • Recepción de materias primas y bienes.
  • Seguimiento del rendimiento.
  • Negociaciones continuas con proveedores para mejorar las ventas y los márgenes.

Claves y consejos para montar un proceso de compras exitoso en tu departamento de compras

A continuación, te ofrecemos algunos consejos para optimizar y maximizar tus procesos de compras en tu departamento:

Lo que debes hacer previo al proceso de compras:

  • Identifica las necesidades.
  • Selecciona el producto que necesitas.
  • Asigna un personal encargado para el procedimiento.
  • Establece las condiciones de entrega.

Realiza una investigación de mercado y ten en cuenta estos aspectos:

  • Disponibilidad y existencia de los proveedores en el mercado.
  • Situación geográfica de los proveedores.
  • Desarrollo de los proveedores.
  • Capacidad de almacenamiento de la empresa.
  • Tipo de proveedor.
  • amaño de la empresa.

Durante la preselección de proveedores:

En esta etapa se deben elegir los proveedores que más satisfagan tus necesidades y cumplan los requisitos previamente acordados. Cada potencial proveedor debe presentar ciertos requisitos que deben ser revisados y aprobados por el departamento de compras.

Petición de ofertas:

Aquí debes realizar una actividad de comprobación y análisis por medio de la solicitud y recepción de precios y demás condiciones que quedaron establecidas previamente durante la fase anterior.

Negociación y fases. Esta etapa debe incluir:

  • Contacto inicial con el proveedor.
  • Presentación de ofertas.
  • Proposición y negociación de concesiones.
  • Cierre de la negociación.

Adjudicación del suministro

Esta es la última fase del proceso de compras donde se realiza la entrega del suministro o servicios mediante las pautas establecidas y la elección de los productos finalmente seleccionados.

La importancia de la automatización del proceso de compras

Los flujos de trabajo manuales y el mantenimiento de registros en papel ya no son suficientes para las empresas que desean un rendimiento óptimo de su inversión en compras o una cadena de suministro estratégica y saludable.

La automatización y la inteligencia artificial hacen mucho para eliminar o mitigar los desafíos que conllevan estas metodologías obsoletas.

“Conocer a tu proveedor es uno de los aspectos más importantes en tu esquema de compras. De allí dependerá la calidad de suministro que recibirás.”

La automatización del proceso de compras aporta una serie de beneficios a cualquier organización. Los ahorros de costos aumentan al tiempo que se reducen los gastos fuera de contrato.

Se puede administrar más actividad, incluido el gasto final y el equipo de compra tiene una visibilidad mucho mayor de todas sus funciones, lo que te permite maximizar la eficiencia y los recursos.

Conclusiones

Las empresas pueden encontrarse en una posición mucho mejor si están armadas con habilidades efectivas para realizar un mejor proceso de compras.

La implementación de una estrategia de compra eficaz, aunada con un proceso automatizado, ayuda a las empresas a tomar decisiones acertadas e inteligentes y aumentar sus ventas.

Fuente:Mercado Eletrônico – Proceso de compras


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Jefatura de compras en una empresa: conoce su importancia https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24792&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24792&catid=1951&Itemid=406&lang=es


La jefatura de compras en una organización es fundamental para su rendimiento económico. Conoce las implicaciones positivas de contar con un área dedicada a las compras.

En el contexto actual, en un mundo cada vez más tecnológico y menos jerarquizado verticalmente, es de suma importancia establecer procesos estructurados, interconectados, que puedan llevar a las organizaciones a obtener sus metas empresariales. Uno de ellos se relaciona con la gestión de compras: ¿por qué es tan importante contar con un área o departamento de adquisiciones?

Para el profesor Max Vargas, docente del Diploma Internacional en Gestión de Compras de ESAN, "el área de compras es fundamental y estratégica dentro de la empresa. Fundamental porque se encarga de todo el aprovisionamiento necesario para la compañía (maquinarias, equipo, economato, entre otras); estratégica porque es un área generadora de ahorro".

Aprender a comprar, planificar, negociar y manejar correctamente la logística de una compañía es imprescindible para el éxito de esta. Las compras, sin importar el rubro de la empresa, implican una actividad esencial en el quehacer de la organización. "El comprador tiene un rol fundamental en toda empresa. Es el artífice, prácticamente, del crecimiento o caída de la misma", indica el especialista de ESAN.

Gracias a ellas se mantienen niveles de abastecimiento, de calidad y de competitividad; un buen departamento o jefatura de compras evita el desperdicio de materiales y garantiza la solvencia económica de la compañía. "Esta área debe ser manejada con prudencia, porque el ahorro consiste en prever qué es lo que se va a necesitar a futuro, de manera que pueda hacerse lo necesario para optimizar tiempos, cantidades y, sobre todo, tratando de que el flujo de caja de la empresa se mantenga constante", señala el docente Max Vargas.

La jefatura de compras contribuye a un adecuado manejo de los recursos (materiales y humanos), optimización de tiempos y crecimiento de la producción. "El comprador siempre tiene que estar a disposición de los clientes internos (las áreas que le solicitan material) y de los clientes externos (proveedores), ya que una empresa no vive sin proveedores", apunta el especialista de ESAN.

Así mismo, el personal de esta área debe tener criterio para identificar lo que se necesita y también para determinar cuáles son los mejores proveedores para solventar esa necesidad. Para Max Vargas, experto en Operaciones, Logística y Supply Chain Management, el comprador debe "identificar alianzas estratégicas y buscar el compromiso del proveedor. Esta persona genera un flujo de caja adecuado, que toma en cuenta las compras de emergencias, ineludibles, y previene este tipo de situaciones gracias a sus acciones".

Cabe destacar que una buena implementación de esta área toma en cuenta el planeamiento de ventas y operaciones (S&OP), así como la planeación de la demanda para tomar las decisiones logísticas adecuadas. También abarca procesos de producción, inventario, políticas de stock, manejo de lotes, entre otros aspectos.

Si bien existen diversos factores para que una empresa se consolide en su mercado, la jefatura de compras juega un rol imprescindible en este ejercicio. Con personal orientado a la innovación, la creación de diversos procesos internos y el uso de tecnologías para mejorar todas las operaciones, los beneficios de contar con una buena área de compras se harán presentes en un mejor servicio, al final de la cadena operativa, y en el aumento de la rentabilidad.

Fuente: Biddown – Compras para Pymes - Importancia de compras


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La importancia de la gestión de compras https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24791&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24791&catid=1951&Itemid=406&lang=es


Años atrás, las compras en las empresas eran una tarea necesaria pero no era entendida como un factor clave en la optimización del rendimiento global de una compañía. A día de hoy, la importancia de la gestión de compras de una empresa es uno de los factores claves para el buen funcionamiento final de los procesos de negocio.

Cuando hablamos de gestión de compras nos referimos a todas aquellas tareas que permite a las empresas controlar los procesos y las relaciones que conforman su función de compra, cuyo trabajo es obtener, comprar y entregar los bienes y servicios necesarios para hacer negocios.

El cumplimiento de estos objetivos requiere una sólida comprensión de la cadena de suministro, desde los procedimientos de facturación e inventario, hasta los problemas de transporte y logística.

Además el control y disminución de los costos en las compras se ha convertido en una acción fundamental para mejorar el rendimiento y los resultados finales de las compañías.

La importancia de la gestión de compras es de tal relevancia que la tecnología y la trasformación digital han sido su gran punto de apoyo.

Las plataformas de compras y software de gestión de compras son recursos indispensables y necesarios para la actual gestión de las compras. Gracias a estas herramientas se da una mayor relevancia e importancia de la gestión de compras, conformado una parte sólida de cualquier estrategia de negocio empresarial.

Importancia de la gestión de compras: tareas prioritarias.

Las compras tienen un impacto abrumador en el resultado final de una empresa. Poseen un impacto directo en las dos fuerzas que impulsan el resultado final: ventas y costos.

Las compras son, generalmente, responsables de gastar más del 50% de todos los ingresos que la empresa recibe. La importancia de la gestión de compras se basa en que es una de las ventajas competitivas más fuertes que una compañía puede poseer.

Para manejar y optimizar esta ventaja competitiva, es necesario controlar y cuidar lo siguiente áreas de negocio vinculadas las compras de una empresa:

  • Control de costos.

El control de costos es un factor crítico en la gestión de compras. Los proveedores son la pieza básica para rentabilizar la acción compradora.

La relación con los proveedores es fundamental para crear relaciones más sólidas y a largo plazo, lo que dispone a una alineación más directa y real entre las partes interesadas, reduciendo los costos derivados de, por ejemplo: envíos a tiempo, garantías, etc…

Cambiar de proveedor es costoso, por lo tanto proveedores de confianza son importantes para controlar los costos.

  • Estabilidad de los precios

Dentro de la importancia de la gestión de compras, una tarea clave, es lograr la estabilidad de precios.

Cuando el costo de producción fluctúa enormemente, los demás departamentos de una empresa experimentarán problemas derivados de ello. Una estrategia de control y estabilidad de precios puede venir, por ejemplo, de la mano de acciones como la negociación con los proveedores para lograr el precio más ajustado asociado a contratos a largo plazo.

  • Gestión de la cadena de suministro

Asegurar la cadena de suministro es otra tarea prioritaria para los departamentos de compras.

Los profesionales de compras son los responsables de garantizar que todos los materiales necesarios aparezcan a tiempo, intactos y de la calidad esperada. Además, entra en juego un concepto que ya es más que una tendencia: la sostenibilidad en las cadenas de suministro.

¿Qué significa la sostenibilidad en las cadenas de suministro? El manejo adecuado de los impactos ambientales, sociales y económicos relacionados en la construcción y el mantenimiento de cadenas de suministro globales efectivas y eficientes de toda empresa.

  • Satisfacción del cliente

La importancia de la gestión de compras vincula, también, la garantía de la satisfacción del cliente.

La calidad del producto y las entregas a tiempo son los puntos que fomentan una mayor satisfacción del cliente. Además, cuando una estrategia de compras selecciona productos de alta calidad a costos más bajos, estos ahorros de costos pueden emitirse al cliente, siendo fundamentales para afianzar la confianza y la cooperación a largo plazo.

  • Transformación digital

La transformación digital de los departamentos de compras es más que una tendencia, es una necesidad de carácter competitivo.

La automatización de los procesos de compra y una mayor visibilidad son dos claros ejemplos capaces de liberar recursos para un trabajo más estratégico.

Las soluciones digitales no solo crean una oportunidad para mejorar la eficiencia, también allanan el camino para que los equipos de compras desempeñen un papel estratégico dirigido a una mejor toma de decisiones.

No hay duda que la importancia de la gestión de compras tiene una mayor transcendencia en las oportunidades, rendimientos y resultados finales de las compañías, siendo vital para una estrategia de negocio óptima y exitosa.

Fuentes:
https://biddown.com/plataforma-de-compras-para-pymes-la-solucion-para-crecer/
https://biddown.com/la-importancia-de-la-gestion-de-compras/


El retorno de la inversión en entrenamiento ejecutivo de equipos gerenciales es exponencial y en minutos. Norman Vincent Peale.
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publico@elmayorportaldegerencia.com (Publico. ) Compras Thu, 21 Jul 2011 18:07:40 -0500
La planificación y la gestión de compras https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24805&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24805&catid=1951&Itemid=406&lang=es


Un elemento crítico para la gestión de compras es la planificación de los insumos. De esta dependen en gran medida los resultados de toda la cadena de abastecimiento. Decidir que comprar, cuando y de que fuente.

Todas tienen alcance en el gasto, la disponibilidad de material y el flujo de producción. La planificación de las compras puede desarrollarse para un requisito particular o para un proyecto específico. Para una o varias entidades en el sector público o privado.

La comunicación entre planificación y compras es critica para un buen manejo. El impacto alcanza el flujo de efectivo, operaciones y almacén. Una buena planificación de compras es esencial para optimizar y apoyar el logro de los objetivos generales de la organización.

¿Por qué es importante una buena planificación en la gestión de compras?

  • Permite determinar si las expectativas son realistas. Sobre todo en lo que se refiere a tiempos de producción y entrega.
  • Permite que los grupos de interés se reúnan para discutir los requisitos particulares de compra de materiales. Validar requisitos del material, disponibilidad en proveedor, vía de transporte y facilidad de almacenaje.
  • Permite la creación de una estrategia de compras para que se cumpla con los requisitos esperados.
  • Permite estimar el tiempo requerido para completar el proceso de compras y el contrato, si aplica.
  • El soporte de los distintos grupos de interés aporta la experiencia técnica para desarrollar especificaciones y / o alcance del trabajo.
  • Los planificadores pueden evaluar la posibilidad de combinar o dividir el volumen total de la orden de acuerdo a la necesidad y los proveedores disponibles.

¿Qué debemos considerar desde la gestión de compras?

  • Validar los requisitos y/o especificaciones de la compra.
  • Desarrolla el calendario de compras, para establecer los plazos para llevar a cabo cada paso del proceso hasta la adjudicación de la orden o del contrato y el cumplimiento del requisito.
  • Permite consolidar requisitos similares bajo una misma orden de compras o en su defecto dividirlo en varias órdenes. Ya sea para aprovechar economías de escala o un mejor tiempo de producción y entrega.
  • De la cantidad de requisitos definidos, el proveedor puede determinar de antemano cualquier necesidad de personal adicional, incluida la subcontratación con el fin de completar todos los requisitos enumerados la orden de compras.
  • Permite el monitoreo del proceso para determinar cómo se compara el desempeño real con las actividades planificadas, y así alertar a los departamentos pertinentes y ajustar el plan de compras de ser necesario.
  • Mejora la transparencia y la previsibilidad en la relación con el proveedor.

Podemos concluir diciendo, que el objetivo final de la planificación de las compras es la coordinación del recibo de insumos para satisfacer las necesidades de producción de la empresa. La comunicación entre planificación y compras es crítica para asegurar la adquisición de bienes, servicios u obras de manera oportuna y a un costo razonable.

También cabe resaltar, que la mayoría de los ahorros potenciales en el proceso de compras son impactados de manera favorable con una buena gestión de planificación. Incluso en situaciones de emergencia, se pueden tomar medidas proactivas para asegurar una planificación de contingencia y estar mejor preparados para abordar las próximas solicitudes de compras.

Fuente:: Compras Mentor - La planificación y gestión de compras.


El retorno de la inversión en entrenamiento ejecutivo de equipos gerenciales es exponencial y en minutos. Norman Vincent Peale.
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Mejorando los procesos de compras https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24802&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24802&catid=1951&Itemid=406&lang=es


Existen muchos procesos que compras puede mejorar, el trabajo en innovación con los proveedores, el proceso de pago a proveedores así como la compra de las categorías MRO (Maintenance, Repair, and Overhaul” o Mantenimiento, Reparación y Revisión) mediante contratos.

La permanente búsqueda de valor del área de compras tiene múltiples opciones que están en función de la madurez de la organización, de sus estrategias y de los procesos del área.

Una forma de maximizar las contribuciones de compras, es mediante la innovación que proviene de los proveedores. De acuerdo con la encuesta 2018 a Gerentes de Compras, CPO (por sus siglas en inglés), realizada por Deloitte, 58% los líderes de abastecimiento están enfocados en nuevos productos, servicios y el desarrollo de mercados. La colaboración y cooperación con los proveedores clave es una gran fuente de innovación y de reducción de riesgos.

Podemos identificar cinco guiadores para la innovación por parte de los proveedores:

  1. Reducir los costos de los productos y servicios.
  2. Lograr mayor agilidad en el mercado. Los nuevos productos deben introducirse más rápido y generar utilidades lo antes posible.
  3. Nuevas tecnologías que facilitan la integración del trabajo y la comunicación con los proveedores.
  4. Protección de la propiedad intelectual. El mejor manejo de las relaciones y la confianza facilita el compartir, proteger y generar nuevas ideas.
  5. Mejorar las condiciones comerciales. Las organizaciones que mejoran sus relaciones para generar innovación, generalmente negocian mejores tarifas y métodos de pago.

Un proceso sistemático para generar innovación con los proveedores se compone de 6 pasos:

  • Identificar una necesidad en el mercado que deba ser atendida trabajando con algunos proveedores
  • Traducir la necesidad en especificaciones tangibles para lograr la participación de los proveedores
  • Identificar los proveedores potenciales y compartir con ellos la especificación
  • Evaluar claramente las opciones presentadas por los proveedores
  • Seleccionar e implantar las mejores ideas soportándolas con la infraestructura adecuada
  • Comunicar a los clientes las cualidades de la innovación y evaluar la satisfacción alcanzada.

Se reconocen 3 diferentes enfoques para generar la innovación con los proveedores:

  1. Vía procesos. Es generalmente la forma de iniciar esto, implica el desarrollo de la gestión de la relación con los proveedores, SRM. Se maneja de forma directa en una colaboración empresa – proveedor, bajo modelos flexibles con utilidades fijas. Se apoya con eventos de innovación con los proveedores generando una colaboración en investigación y desarrollo y una alineación estratégica.
  2. Vía Crowdsourcing. Bajo este modelo de trabajo, muchas partes aportan ideas para mejorar una situación, pueden ser expertos, proveedores, empleados o cualquier otro que pueda contribuir.
  3. La tercer forma es desarrollando programas de emprendimiento y coaching con un grupo de proveedores que tienen las competencias para generar innovaciones relevantes.

Los enfoques se pueden combinar en diferentes escenarios, con la finalidad de aprovechar las condiciones del mercado. La innovación sobre categorías directa tiende más a ser apoyado en procesos aunque se pueden utilizar las otras dos.

Para mayor detalle consultar Getting the most out of your suppliers via Innovation publicado por la firma de consultoría Beroe y escrito por Ipsita Suman.

Cuando hablamos del proceso de compras, muchas personas no incluyen al área de cuentas por pagar, una razón es porque ésta pertenece generalmente al dominio de las áreas contables y financieras, otra es porque se considera un proceso solamente táctico, sin embargo, el pago a los proveedores, es un componente importante de la relación comercial con los proveedores.

Ardent Partners emitió un estudio llamado “Accounts Payable Metrics that matter in 2019”, en donde nos menciona que los altos ejecutivos empiezan a tener una mayor atención sobre la importancia estratégica de la función, de hecho 52% de las organizaciones la perciben como Excepcional o muy valiosa.

La transformación del área debe ser parte de los modelos P2P, Procure to Pay, con el apoyo de la alta dirección y la colaboración de los stakeholders clave. El estudio indica que solamente el 45% de las facturas se reciben de forma electrónica y únicamente el 59% de los pagos se hacen por este medio, lo que muestra que aún existe una gran cantidad de trabajo manual que convierte al área en lenta y muy propensa a cometer errores. El reporte indica que el 23.3% de las facturas se manejan de forma manual porque existen algunas excepciones que deben realizarse. Como consecuencia de esto el costo de procesar una factura solo se redujo 4% en el último año y quedó en $11.57 Dólares americanos.

Con relación al tiempo que le lleva a las organizaciones procesar una factura, se han logrado mejoras relevantes, del orden del 25% en al último año, pero aún se consumen 8.6 días. En realidad solo 26.6% de las facturas se procesan con intervención humana, lo que habla del potencial de mejora con el uso de las nuevas tecnologías de procesamiento de información.

El 32% de las empresas indican que no existe una liga entre sus sistemas de cuentas por pagar y el proceso de abastecimiento, otro dato relevante es que solo el 60.5% de las facturas se relacionan con una orden de compra. Para terminar de dar contexto al reto de la función con relación a compras se estima que el 12% de todos los pagos B2B presentan algún tipo de problema que debe ser atendido de forma manual y solo 19% de las veces si procesan la oportunidades de descuentos por pronto pago.

La introducción de sistemas inteligentes en el proceso mejoraran los resultados en las empresas, según la estimación de aproximadamente el 70% de los participantes, y 56% de éstos demandan el uso de sistemas de reporteo y análisis más ágiles. Los impactos de estas tecnologías pueden generar mejoras en el tiempo de procesamiento de 2.5 veces y de 5 veces en la reducción de los costos asociados y al menos un 50% de reducción en los errores de pago.

Con relación a las tareas del área que se relacionan con las funciones de abastecimiento, éste es el nivel de participación indicado por los encuestados:

  • 40% en la gestión de la relación con proveedores, SRM
  • 87% en la prevención de fraudes
  • 44% en el análisis de gastos
  • 60% en las tecnologías P2P

Para concluir estas herramientas de mejora, quiero comentar el artículo de Jennifer Engel llamado “Best Practices for Evaluating MRO Supply Agreements” en donde nos da algunas recomendaciones para la compras clasificadas como MRO.

En general, los grandes proveedores de productos MRO ofrecen los mismos servicios y deben buscar formas creativas para diferenciarse y hacer creer al comprador que al trabajar bajo contratos, se alcanzarán ahorros más allá de cuando la relación se basa en únicamente en compras esporádicas.

Los proveedores tipo MRO ofrecen ahorros del 1% al 3% cuando la empresa le ofrece un crecimiento en sus volúmenes de compra, que pueden ser del orden del 10% al 25% en algunas categorías. Cuando esto queda comprometido en un contrato, si el comprador no logra los crecimiento en muchas ocasiones el proveedor puede modificar a la alza sus precios o aplicar algunas penalizaciones, por lo que al final el que realmente gana es el proveedor. Es necesario cuidar que el contrato opere bajo una cláusula que requiere del mutuo acuerdo de las partes para cualquier ajuste relacionado a precios y volúmenes.

En el caso de los productos que no son incluidos en el anexo del contrato, generalmente se negocia un descuento obre la lista de precios o los precios de internet, sin embargo éstos no siempre alcanzan los precios que se ofrecen en algunas promociones en línea. Recordemos que un descuento sobre un precio de lista no garantiza un precio competitivo. Lo recomendable, es evaluar varios productos de una categoría para identificar el descuento adecuada para cada una de ellas.

Fuente: Spendmatters Mejorando los proceso de compras.


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Proceso de compras de una empresa https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24794&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24794&catid=1951&Itemid=406&lang=es


El procedimiento de compras en la empresa es vital para la misma. En la mayoría de las compañías es el departamento comercial quién se encarga del suministro para el correcto funcionamiento del negocio. Pero además, representa el 50% del valor del producto que se vende. Esto dependerá del tipo de empresa en cuestión.

Teniendo en cuenta esto, no es difícil de supones que entre un 20 y un 30% de los beneficios de una empresa se debe a los ahorros generados en el departamento de compras de nuestra empresa. Con una buena gestión comercial se puede ahorrar cerca de un 2%, además de aumentar los beneficios de la empresa y condicionar el resultado final de nuestro producto.

Fases del procedimiento de compras

Veamos a continuación en cuál es el procedimiento de compras de una empresa. En concreto las tareas a realizar son:

  • Previsión de las necesidades de materiales.
  • Planificación del suministro con tiempo suficiente.
  • Adquisición de dichos materiales.
  • Se asegura de que se reciben los productos solicitados en la cantidad y en el tiempo acordado y que lleguen en perfecto estado.
  • Gestión administrativa del suministro. Esto es se encarga de los pagos.

Todas estas tareas se realizan siguiendo un procedimiento de compras de una empresa. Este último podemos dividirlo en:

  • Operaciones previas a la compra: previsión de necesidades, determinar la cantidad a adquirir así como la modalidad de aprovisionamiento.
  • La compra: Cuando adquirimos los materiales.
  • Operaciones posteriores a la adquisición: Esto es la recepción de productos, aceptación de las facturas, y en algunas ocasiones deberán hacer las reclamaciones por defectos en los materiales o por llegar en malas condiciones).
  • Operaciones paralelas a la compra: Gestionar el stock, captar nuevos proveedores, recuperar materiales sobrantes o en desuso, etc.

Hemos mencionado las distintas operaciones, pero no el cómo funcionan las compras de una empresa. Estas a su vez están compuestas por subprocesos. Estos son los siguientes:

  • Analizar los precios que nos dan los proveedores, solicitar el presupuesto y decidir cuál escoger en función de las necesidades detectadas en las operaciones previas a las compras.
  • Planificación de las compras. Esto consiste en analizar las necesidades que han de cubrirse y con qué productos. Identificar los proveedores más adecuados en función de la política de precios y la calidad de la mercancía.
  • Especificar las características a los proveedores que necesitamos que cumplan nuestros suministros.
  • Seleccionar los proveedores, tras buscar e investigar quiénes podrían abastecernos.
  • Evaluación de los proveedores. Una vez que reunimos los posibles candidatos realizar una selección en función de los criterios de calidad, precios y plazos de entrega.
  • Establecer cómo se va a realizar el pago de los suministros solicitados. Si el abono se realizará a corto o a largo plazo. Asimismo, se establecerá un plazo de entrega o de devolución del producto en base a las políticas de calidad que hayamos establecido.
  • Negociar los precios. Uno de procesos dentro de cómo funcionan las compras de una empresa es la negociación de precios. Consiste en obtener el mejor precio con el proveedor, dicho de otra forma, ver si el proveedor nos puede hacer algún tipo de descuento.
  • Generación de la compra. Cuando ya tenemos establecido qué necesitamos, cuánta cantidad y a quién se lo vamos a pedir y por cuánto, ya solo queda realizar la compra. Esto significa que el departamento de compras es el encargado de emitir las órdenes de compra.
  • Realización de contratos de suministro. A veces el suministro está ligado a un contrato por el plazo de meses o años, en el que podemos conseguir un mejor precio. Otras veces es porque se trata de arrendamientos o compras de bienes muebles y están sujetos por ley por lo que es necesario llevar a cabo un contrato.

Fuente: https://www.emprendepyme.net/proceso-de-compras-de-una-empresa.html


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Que es abastecimiento en una empresa https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24793&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24793&catid=1951&Itemid=406&lang=es


Se conoce como abastecimiento al proceso mediante el cual los proveedores facilitan medios al resto de grupos económicos o individuos, los cuales consiguen un determinado nivel de satisfacción o utilidad.

Por medio de la acción de abastecimiento, es posible dar solución a las necesidades de consumo de las personas u organizaciones. Es decir, se basa en el suministro de bienes como materias primas o productos elaborados puestos en circulación.

Dichos aprovisionamientos son considerados básicos y necesarios para la subsistencia y la consecución de cierto nivel de satisfacción por parte de las personas.

Desde un punto de vista más comercial, se entiende que el abastecimiento supone la adquisición de materiales necesarios por parte de los compradores para el desarrollo de su actividad económica, teniendo que recurrir para ello a agentes proveedores que les faciliten los mismos.

La cadena de suministro como base del abastecimiento

En el ámbito económico, a menudo suele identificarse este concepto con el de la organización logística y la creación de una cadena de suministro.

Esto supone que sea necesario establecer un nivel de cohesión y coordinación entre los distintos puntos que componen dicha cadena. Es decir, entre las diferentes fases del proceso de oferta de productos por parte de los proveedores y su distribución hasta el cliente final.

En otras palabras, el abastecimiento debe suponer una gestión de stock eficiente, así como la fabricación de producto adecuada a un determinado nivel de demanda y la entrega de los bienes y servicios ofertados en un periodo de tiempo concreto.

El abastecimiento en otros ámbitos

Al margen del entorno económico y empresarial, el abastecimiento adquiere especial importancia a nivel social y político.

En muchas zonas del mundo, son las entidades públicas las encargadas y responsables de abastecer de agua, medicamentos, alimentos, recursos energéticos y otros bienes y servicios a la ciudadanía. Un caso similar es el desarrollado por entidades sin ánimo de lucro como son las ONG.

Fuente: Javier Sánchez Galán, 17 de julio, 2018. Abastecimiento. Economipedia.com


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Qué es un plan de compras https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24796&catid=1951&Itemid=406&lang=es https://elmayorportaldegerencia.com/index.php?option=com_content&view=article&id=24796&catid=1951&Itemid=406&lang=es


Un plan de compras es una herramienta que sirve para definir las necesidades de insumos (bienes, servicios y obras) de una organización en un período de tiempo determinado. Mediante este proceso se determina: qué necesita la organización, cuánto necesita, cuándo lo necesita y los recursos con los que cuenta para adquirirlo.

Aunque en la dimensión empresarial se realiza con mayor complejidad, el plan de compras es un instrumento que se puede asimilar a la lista que hacen las familias antes de realizar la compra semanal, quincenal o mensual en el supermercado, en dicha lista se detallan los productos que se van a adquirir, las cantidades que se van a necesitar de cada uno y de antemano se conoce cuál es el presupuesto con que se cuenta para cubrir el costo generado.

A continuación una breve revisión bibliográfica sobre el tema:

Planeación y pronósticos de compras

La planeación de compras comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma.

Los pronósticos

La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de Compras que tiene que tomar opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros.

Los objetivos

Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado.

Volumen de compras

Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, etc.

Control de inventarios

El control de inventarios es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes, y de éstos en curso de fabricación. Es necesario para saber cuándo reponer las existencias, asimismo para asignar los materiales a las necesidades particulares de la producción y para facilitar la valuación pecuniaria de las existencias e impedir que se acumulen existencias excesivas.

Políticas de compras

Las políticas de compras son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando una área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas.

Procedimientos

Hay que disponerlas sistemáticamente por orden, lugar en que se organizarán y fecha en que deberán ejecutarse. Por ejemplo, ¿en qué orden especial deberán ejecutarse los pasos necesarios para realizar una compra? Por supuesto, no puede darse a esta pregunta una respuesta única y exclusiva. Diferentes compañías diseñan sistemas propios que se adapten a sus condiciones y a su problema.

Programa de compras

El programa de Compras se puede definir como el instrumento administrativo que contiene la determinación de los diferentes pasos o secuencias a seguir para la adquisición racional de materiales, precisando las fechas de iniciación del proceso, los tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas límites de consecución.

El presupuesto de compras

El presupuesto se define como «la formulación de planes para un futuro período, dado en términos numéricos». Dentro del área de compras los presupuestos se pueden clasificar en: presupuesto de operación de la gerencia de compras y presupuesto de compras de materiales o partes.

Ventajas de hacer un plan de compras

  • Precios competitivos para los compradores.
  • Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra, coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.
  • Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.
  • Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
  • Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades.
  • El ordenar y programar las compras permite no tener que realizar importantes compras urgentemente.
  • Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.
  • Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.
  • Tener un registro histórico.
  • Controlar y trasparentar los gastos.

Fuente: Gestiopolis - Plan de compras


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