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ERP


  • Introducción.

    Un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que facilita la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

    El ERP funciona como un sistema integrado, y aunque pueda tener menús modulares, es un todo. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. Los datos son ingresados una sola vez y son consistentes, completos y comunes.

    El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar los costos.

    Un CRM (Gestión de relaciones con los clientes) es un término de la industria de la información que se aplica a metodologías, software y, en general, a las capacidades de Internet que ayudan a una empresa a gestionar las relaciones con sus clientes de una manera organizada.

    Sistema

    Nuestro ERP/CRM es un software de Planificación de Recursos Empresariales y Gestión de Relaciones con los Clientes para la Pequeña y mediana empresa, emprendedores y asociaciones.

    Módulos

    Incluye los siguientes módulos:

    1. Catálogo de clientes y/o clientes potenciales y/o proveedores
    2. Anuario de clientes, clientes potenciales, proveedores
    3. Anuario de contactos físicos
    4. Gestión de cuentas bancarias/Cajas
    5. Gestión de presupuestos
    6. Gestión de pedidos
    7. Gestión de contratos de servicio
    8. Gestión de facturación
    9. Gestión de stock
    10. Control de pagos
    11. Domiciliaciones bancarias
    12. Gestión de envíos
    13. E-Mailing
    14. Funciones de exportación
    15. Agenda

    Facilidades

    1. Generación de PDF (facturas, pedidos, presupuestos...)
    2. Gestión de miembros de una asociación
    3. Gestión de favoritos
    4. Interface con Webcalendar/Phenix
    5. Informes
    6. Conectividad LDAP
    7. Gestión de subvenciones
    8. Gestión de notificaciones
    9. Módulo Paybox
    10. Módulo tracker Bit Torrent
    11. ClickToDial (con Asterisk)
    12. Diversos
    13. Multi-usuario, permisos por funcionalidades
    14. Varios gestores de menú (diferentes para los usuarios internos en back-office y para los externos en front-office)
    15. Muy simple de instalar y de usar

     

    MODELO DE NEGOCIO

    Características

    Las características del servicio incluyen:

    • Acceso y administración del sistema usando el internet.
    • Todas las actividades son gestionadas en las instalaciones y equipos de Pirámide Digital, el cliente tiene acceso remoto a las aplicaciones a través de la web.
    • La distribución de la aplicación está del lado del cliente con el soporte de herramientas electrónicas provistas por Pirámide Digital
    • Actualizaciones centralizadas manejadas por Pirámide Digital.

    Formato

    • No es necesario que el cliente cuente con un área especializada de soporte para el sistema, por lo que se reducen sus costes y riesgo de inversión.
    • La responsabilidad de la operación recae en Pirámide Digital. Esto significa que la garantía de disponibilidad de la aplicación y su correcta funcionalidad, es parte del servicio que brinda Pirámide Digital.
    • El servicio y atención continua del lado del cliente.
    • Pirámide Digital.provee los medios seguros de acceso en los entornos de la aplicación.
    • No es necesario que el cliente compre licencias para utilizar el software, solo paga el alquiler o renta mensual por el uso del software.
    • Pirámide Digital corre la carrera tecnológica por el cliente, actualizando las plataformas y evitando la obsolescencia tecnológica.
    • Se le facilita al cliente completa flexibilidad en el uso de los sistemas operativos de su preferencia, o al cual pueda tener acceso.
    • La información del cliente están guardados en un lugar remoto.
    • Proveemos cifrado de extremo a extremo para obtener un alto índice de privacidad, control y seguridad que ello supone.
    • Modificaciones a las funcionalidades serán realizadas con cargo al cliente.
    • El servicio, que incluye la información y el software de manejo de la información están del lado de Pirámide Digital.
    • El servicio al Internet deberá ser contratado por el cliente, conforme a especificaciones técnicas provistas por Pirámide Digital.
    • Costo mensual basado en el aplicativo y en el número de personas que acceden a la información.

    Dirigido a:

    • Pequeña y mediana empresa
    • Emprendedores
    • Asociaciones

    Hardware y Software

    • Lo provee Pirámide Digital en sus instalaciones,
    • El cliente provee sus equipos terminales (PCs, tabletas, smartphones) con acceso a internet.

    Nivel de Servicio

    • 99,99% uptime

    Instalación

    El cliente provee la información en archivos planos. Pirámide Digital los sube a la plataforma de trabajo.

    Capacitación.

    • Inicial 
      • A usuarios finales
      • A administradores
    • Anual
      • A usuarios finales
      • A administradores

    Personal del cliente

    • Personal para proveer soporte técnico de primer nivel que incluye:
      • Instalación y mantenimiento de aplicaciones en los equipos de cliente
      • Brindar acceso a internet
    • Personal operativo propio del negocio con acceso y conocimiento de los sistemas .
    • Personal de inteligencia del negocio para obtener reportes de información.

    Costos.

    • Pago inicial por instalación.
    • Pago mensual por adelantado, en base del número de clientes registrados en la base de datos al inicio del período mensual.

    INFORMACION DE CONTACTO:

    Cel / Whatsapp: + (593) 991 699699 / + (593) 999 922000

    Tel: + (593) 22 556622 / + (593) 22 556623

    Fax: + (593) 22 909455

    email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

    Dirección: Av. 12 de Octubre y Luis Cordero. World Trade Center.

    Quito, Pichincha. Ecuador. América del Sur.


     


    ▲ Software como un Servicios

    Preguntas, Inquietudes y Comentarios.



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  • Una solución ERP cuenta o debería contar con 3 aspectos importantes. En primera instancia está la consultoría, luego vendría la plataforma tecnológica (software) y por último el acompañamiento por medio de capacitación y soporte técnico.

    Para el aspecto de la plataforma tecnológica, existen temas como la migración de datos, características técnicas del software, actualizaciones, configuración y empalme con otras aplicaciones, que son responsabilidad del Director de Información y Tecnología para su correspondiente análisis de viabilidad y eficiencia.

    El Director de Información y Tecnología es quién influye en gran medida en la toma de la decisión final acerca de optar por determinada firma ERP, pues en sus hombros recae un porcentaje grande del éxito de la implementación, reflejado en la competitividad de la compañía a mediano plazo. A continuación 18 recomendaciones (IT) para tener en cuenta antes de adquirir un sistema ERP:

    1. ERP se trata de su negocio, no de la tecnología. En otras palabras ERP no es una inversión en un software empresarial, se trata de una mejora para su compañía.
    2. Las iniciativas para implementar un ERP son demasiado demandantes. Requieren de tiempo, dedicación y ante todo una planeación adecuada.
    3. La selección del software indicado es el primer paso para una implementación ERP exitosa. Recuerde la recomendación de siempre: flexibilidad, capacitación y soporte técnico. Tal como los pilares de ERP Priority.
    4. Ningún sistema ERP es perfecto. Todos tienen sus fortalezas, debilidades y compensaciones. Siempre busque el que más se adapte a las necesidades de su compañía.
    5. Un plan de negocio es el segundo paso para una efectiva implementación ERP. Tener definidas y estructuradas las metas y alcances de la compañía, ahorra tiempo al momento del empalme.
    6. La re ingeniería de los procesos de negocio debe hacerse antes, no después de la implementación. Un ERP no funciona como una entidad para cambiar procesos, esta es una decisión netamente directiva.
    7. Software reconocido y soluciones pre configuradas no resuelven todos los retos que acarrean una implementación. Recuerde, consultoría + decisiones acertadas, equivalen a buenos resultados.
    8. SaaS (Software as a Service) ERP, no va a eliminar todos sus riesgos. Aunque este tipo de servicio puede ahorrarle mucho dinero, por lo general tiene limitantes en cuanto a aplicaciones se refiere.
    9. Su proyecto fallará sin la adecuada administración del cambio organizacional. Aunque este tema es uno de los mayores miedos de todas las compañías, con una adecuada dirección puede llegar a ser un proceso superficialmente traumático.
    10. No existe la estrategia “Talla única” en implementaciones ERP. La parametrización es fundamental para garantizar el éxito en la operación.
    11. Si sus operaciones y sistema ERP están desalineados, probablemente no sea la culpa del software. Lo más posible es que la consultoría no se haya preocupado por encajar y sincronizar estos 2 elementos.
    12. Las expectativas son altas, pero la mayoría de implementaciones ERP no definen apropiadamente sus alcances. Toda contratación debe definir hasta donde llegar a la vez que se establecen responsabilidades por parte y parte.
    13. La mayoría de compañías se esfuerzan por “No personalizar”, pero en general fallan al hacerlo. Lo que significa que en términos generales, es mandatorio exigir la flexibilidad del sistema ERP.
    14. Su compañía no necesita implementar todo el alcance del ERP de una sola vez. Realice la implementación a la velocidad que requiera su compañía, asegurándose de que cada área responda positivamente a los cambios que se van suscitando durante el proceso.
    15. Además de la planeación, la implementación se trata de la ejecución. La ejecución es el siguiente paso a la planeación y son estos 2 tópicos gran parte del camino a recorrer antes de finalizar la intervención.
    16. Si no se dimensiona, no se alcanza. En la etapa de planeación es necesario establecer los alcances y metas reales que se quieren lograr, para de esa manera direccionar la implementación ERP para lograr el cometido.
    17. Es necesario identificar las alarmas o signos de que su implementación puede estar en problemas. Preste especial atención a los comentarios de los trabajadores con respecto a su ERP, de esta manera podrá sondear el desempeño del mismo.
    18. El éxito y determinación de los beneficios a obtener, se pueden visualizar antes de que la implementación comience.

    Fuente: Panorama Consulting.


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  • ¿Qué nos aportan los ERP? (II) Handicaps

    En la anterior entrada, se repasaron brevemente algunos aspectos correspondientes a la aportación de los ERP´s para las empresas, sin embargo, a pesar de todas las ventajas que nos aportan este tipo de sistemas, también es de vital importancia ser conocedores de los handicaps que arrastran. Es interesante conocer todos los pros, pero casi más es conocer las limitaciones que podemos hallar, para poder enfocar u orientar nuestros procedimientos en un sentido o en otro. Dicho esto, podríamos enumerar como handicaps principales los siguientes:

    • Rigidez del sistema. Normalmente los ERP´s se desenvuelven de manera notable en procedimientos standard o habituales, sin embargo, cuando nuestro trabajo requiere tareas un poco más especializadas, el sistema difícilmente se adapta a nuestras necesidades, para lo cual es necesario realizar demasiados procesos alternativos, o lo que es peor (o más costoso) invertir en un desarrollo específico por parte del partner que se ocupa del mantenimiento de nuestro sistema.
    • Excesivo registro de cierta información. Está claro que la información es poder, pero debería existir un límite en la información que se debe registrar. Mediante el uso de los ERP´s, tenemos la posibilidad de conocer la fecha, la hora exacta y el usuario que contabilizó una factura, registró un albarán, o liquidó una operación financiera. Esto sin duda no deja de ser interesante desde el punto de vista de control de la gestión para un mando intermedio o responsable, pero podría llegar a suponer una presión añadida para el usuario que se limita a introducir datos, puesto que es posible que se sienta “vigilado“.
    • Imposibilidad de eliminación de determinados registros. A colación de lo anteriormente mencionado, la mayoría de sistemas ERP arrastran limitaciones como pueden ser la simple eliminación de un asiento registrado por error. Ello puede ofrecer información como ratios de eficiencia de registro de información contable al poder tener acceso a todos los apuntes generados de manera errónea y posteriormente corregidos, sin embargo, debería primar la operatividad al permitir eliminar apuntes con plena libertad, en lugar de tener que corregir el apunte no válido y registrar un tercer apunte definitivo. De este modo, por el hecho de disponer de los errores registrados, se pierde claramente eficiencia en determinados procedimientos contables y capacidad de almacenamiento en los dispositivos habilitados para tal efecto.
    • Licencias, partners, costes… El hecho de tener que recurrir siempre a nuestro partner, limita nuestra capacidad de maniobra en muchos sentidos, y obviamente el cambio de partner es una opción costosa, al igual que el mantenimiento de ciertas licencias. Hasta la fecha, este tipo de sistemas son cerrados, rígidos y sobretodo, bastante caros, y en consecuencia, para la realización de trabajos poco especializados, es normal que nuestro partner siempre tienda a ofrecernos la solución de un “job” puntual, o un desarrollo específico, por supuesto previo pago.

    Lógicamente, el uso de sistemas y herramientas como los ERP´s, ofrecen más ventajas que limitaciones a las empresas que los utilizan, pero es primordial un estudio previo de las necesidades de nuestra organización, para una vez evaluadas todas las características del sistema, tomar una decisión tan importante como es la implantación de un ERP.

    Fuente: Antonio Ortega.


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  • Actualmente podemos encontrar en el mercado programas ERP que cuentan con apenas media docena de módulos y otros que superan los 30. ¿Es mejor un ERP porque tenga más módulos? No necesariamente, vamos a ver cuáles son los más importantes que debe incluir.

    Una de las principales ventajas de los ERP es que no se trata de un solo programa, sino de un paquete de software que incluye varias herramientas conectadas entre sí con el fin de gestionar de forma integrada todos los recursos de una empresa. Cada una de estas herramientas se denomina “módulo” y realiza funciones distintas.

    Pero entonces… ¿cuántos módulos tiene un ERP?

    Es una pregunta difícil de responder, porque la cantidad de módulos varía según el fabricante o el tipo de negocio al que se dirige el software. Por ejemplo: un sistema de planificación de recursos empresariales para pymes como Sage Murano ERP Online cuenta con seis módulos básicos; mientras que un programa para empresas medianas como SAP Business One incluye 13 módulos; y en los ERP para grandes compañías como los que ofrecen Oracle y otros fabricantes la cifra puede dispararse… ¡hasta los 30 módulos o más!

    Sin embargo, un programa planificador de recursos empresariales que disponga de más módulos no es necesariamente mejor: hay que tener en cuenta que cada módulo adicional aumenta el coste de implementar un ERP y que no todas las empresas necesitan los mismos módulos. En este sentido, conviene revisar bien las ofertas de los fabricantes de ERP para asegurarnos que no nos obligan a implementar módulos de ERP que no requerimos o no usaremos de momento.

    A continuación vamos a hacer un breve repaso de los módulos "imprescindibles" que incluyen (o deberían incluir) la mayoría de los ERP y luego veremos los módulos que son "opcionales", para terminar ofreciendo un par de consejos prácticos.

    Módulos imprescindibles de un sistema ERP

    Los módulos que suelen estar presentes en la mayoría de los software ERP son:

    1. Producción/inventario: es el área en la que se centraban los primeros ERP y consiste en herramientas para planificar la fabricación, adquirir las materias primas, gestionar el almacén, saber en todo momento dónde está cada pieza o producto terminado, etc. Sin embargo, se trata de un módulo que está perdiendo peso a medida que los ERP han dejado de ser algo exclusivo de las empresas de fabricación, para extenderse también a las empresas de servicios.
    2. Finanzas: actualmente es la pieza clave alrededor de la cual giran casi todos los ERP, dado que la mayoría de las empresas suele implementar este tipo de programa para mejorar la gestión financiera. El módulo financiero maneja de forma integrada todo lo relacionado con la actividad económica de la empresa como por ejemplo la elaboración del presupuesto, contabilidad, control de gastos, cuentas bancarias, pago de facturas y recibos, impuestos, etc.
    3. Recursos Humanos: este módulo abarca todos los aspectos relativos al personal de la empresa, desde nóminas y remuneraciones a la información de los empleados, evaluaciones de desempeño, control de asistencia, etc. Los ERP más avanzados pueden incluir otras funciones como planes de carrera, descripciones de puesto de trabajo, incentivos, etc.
    4. CRM: el Customer Relationship Management (o gestión de las relaciones con los clientes): es un elemento que se solía gestionar de forma separada mediante un software CRM específico. Pero cada vez más se opta por integrarlo también en el ERP, debido a la estrecha vinculación que tiene con otros módulos como la producción, el inventario o las ventas.
    5. Ventas: es otro aspecto del negocio que progresivamente se tiende a integrar en el ERP y que abarca toda la actividad comercial de la compañía, desde la generación de ofertas y presupuestos al envío de productos, seguimiento de los pedidos, etc. A veces, los módulos de Ventas y de CRM se unen, sobre todo en los ERP para pymes.
    6. SCM: la Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) es una actividad que se ha ido independizando del módulo de Producción/inventario debido a su importancia para las empresas. Incluye desde las compras y el aprovisionamiento a la distribución final del producto o servicio, pasando por los flujos intermedios con proveedores y clientes.

    Módulos opcionales de un ERP

    La cantidad de módulos adicionales que se pueden incorporar a un software de gestión de recursos empresariales es casi infinita. Algunos de los módulos “extra” más habituales son:

    1. Marketing: para la gestión de las acciones promocionales (a veces se integra con Ventas).
    2. Análisis de negocio: permite obtener una visión estratégica global sobre la empresa.
    3. Gestión de proyectos: planificación, presupuesto y ejecución de tareas no repetitivas.
    4. Gestión del ciclo de vida del producto (PLM): abarca todo el proceso relativo a un producto, desde su diseño y lanzamiento hasta el final de su vida útil en el mercado.
    5. Otros módulos más novedosos que progresivamente se tiende a añadir a los ERP: Incluyen, por ejemplo,
      1. Comercio electrónico: Para vender en Internet,
      2. Gestión documental: Para digitalizar documentos y avanzar hacia la oficina sin papel.
      3. Módulos especializados: Que incorporan los ERP verticales, como:
        1. Gestión de la flota: En empresas de transporte a la posventa
        2. Soporte al cliente: En los fabricantes

    En cualquier caso, nunca hay que perder de vista las necesidades reales de la empresa en el momento de implantar el ERP, para evitar añadir módulos que no son necesarios. También debemos tener en cuenta la flexibilidad que ofrece el ERP para incorporar nuevos módulos a medida que los necesitemos en el futuro, ya que la oferta no deja de aumentar.


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  • Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de información gerencial que tiene la posibilidad de gestionar varias áreas de negocio en un único software. Hasta ahí todo bien, pero en esencia, ¿cuál es el verdadero potencial de este tipo de sistemas?

    Para poder analizar resumidamente las mayores virtudes de estos sistemas, cabe realizar una relación de términos que cobran especial relevancia:

    Trazabilidad.Una de las características de los ERP es que se estructuran en módulos diferentes, que normalmente engloban áreas diferentes de negocio (gestión de clientes, de proveedores, de almacén, contabilidad, CRM, etc…) sin embargo, el sistema nos ofrece la posibilidad de poder acceder de un módulo a otro de una manera automática siguiendo un patrón de información vinculada o relacionada. Por ejemplo, si estoy consultando el asiento contable correspondiente a una venta, podré acceder a la ficha de cliente al que se le realiza la venta para consultar sus condiciones de pago. Dicha trazabilidad nos ofrece siempre una experiencia de mayor control puesto que tendremos acceso a todos los módulos disponibles, de manera instantánea, sin necesidad de tener que ir cambiando de módulo de manera manual, con la consecuente pérdida de tiempo.

    Integración con Office. Puede ser que se trate de una obviedad en los tiempos que corren, pero la posibilidad de exportar la información disponible en el sistema a una tabla de excel, hace que lasposibilidades sean infinitas. Podemos crear un balance de situación o una cuenta de P&L a partir de un volcado de sumas y saldos de manera automática, que podremos comparar con el presupuesto anual para automatizar desviaciones y calcular indicadores, ratios y gráficos. De hecho, es posible incluso la gestión de contabilidad de costes mediante la gestión de centros de costes tratadas mediante tablas dinámicas. Esta integración se convierte en un potenciador directo de la eficiencia de la gestión financiera de las empresas.

    Seguridad. El hecho de que todo se integre, siga un patrón de trazabilidad y se gestione por módulos interconectados a bases de datos comunes, limita los errores típicos de la contabilidad manual. De hecho, anula el típico “monismo radical” que consiste en el empleo excesivo de desglose de cuentas (por clientes, proveedores, gastos, ingresos, etc…) haciendo que la contabilidad sea más liviana, sin perder ni un ápice de información al vincular módulos de gestión de manera directa.

    Son muchas más las ventajas que nos ofrecen estos sistemas, sin embargo también pecan de algunos defectos que repasaremos en futuros artículos.

    Fuente: Antonio Ortega.


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